Budgets
Budgets für Zeiträume, Projekte oder Buchungsarten planen und ihre Deckung durch Förderanträge prüfen.
Mit Budgets planst du Beträge für einen Zeitraum, ein Projekt oder eine Einnahmen- bzw. Ausgabenart. Du vergleichst sie mit den tatsächlichen Buchungen und siehst, welche Förderanträge sie decken. Du findest die Budgets in der Navigation unter dem Menüpunkt Budgets.
Budget anlegen
- Öffne in der Navigation den Menüpunkt Budgets.#
- Klicke oben auf der Seite auf die Schaltfläche zum Anlegen eines neuen Budgets.#
Es öffnet sich ein Formular für das neue Budget.
- Wähle bei Projekt optional ein Projekt aus.#
Die Projekte erscheinen als Baum und lassen sich durchsuchen. Du kannst auch ein übergeordnetes Projekt wählen.
- Wähle bei Typ optional eine Buchungsart aus.#
Zur Auswahl stehen nur Einnahmen- und Ausgabenarten. Du kannst in der Liste suchen.
- Trage den Betrag des Budgets ein.#
Der Betrag ist ein Pflichtfeld.
- Lege bei Zeitliche Einschränkung fest, ob das Budget für einen Monat, für ein Wirtschaftsjahr oder ohne zeitliche Einschränkung gilt.#
Voreingestellt ist keine zeitliche Einschränkung. Wählst du einen Monat, gibst du im Feld Monat den Monat an. Wählst du ein Wirtschaftsjahr, wählst du im Feld Wirtschaftsjahr das Jahr aus. Das jeweilige Feld ist dann Pflicht.
- Trage bei Bedarf im Feld Anmerkungen weitere Hinweise zum Budget ein.#
- Speichere das Budget.#
Das neue Budget erscheint danach in der Übersicht Budgets.
Deckung durch Förderanträge anzeigen
- Öffne in der Navigation den Menüpunkt Budgets.#
- Suche das gewünschte Budget in der Tabelle.#
Ist die Spalte Gedeckt ausgeblendet, blende sie über die Spaltenauswahl der Tabelle wieder ein.
- Klicke in der Spalte Gedeckt auf den Betrag des Budgets.#
Das Fenster Deckung durch Förderanträge öffnet sich und zeigt dir, welche Förderanträge das Budget decken.
- Klicke auf Schließen, wenn du fertig bist.#
- Alternativ öffnest du das Budget über das Ansehen-Symbol in seiner Zeile.#
Auf der Seite Budget findest du den Abschnitt Deckung durch Förderanträge mit den Spalten Förderantrag und Betrag sowie der Summe. Klicke auf den Namen eines Förderantrags, um ihn zu öffnen.
Übersicht Budgets
Die Übersicht öffnest du in der Navigation über den Menüpunkt Budgets. Sie listet alle Budgets, die du sehen darfst, mit diesen Spalten:
- Projekt: das Projekt des Budgets. Fährst du mit der Maus darüber, siehst du den vollständigen Projektnamen mit den übergeordneten Projekten.
- Typ: die Einnahmen- oder Ausgabenart des Budgets.
- Betrag: der geplante Betrag.
- Gedeckt: der Betrag, den Förderanträge decken. Ein Klick darauf zeigt dir die Förderanträge.
- Ist: der tatsächlich gebuchte Betrag.
- Verbleibend: der verbleibende Betrag des Budgets.
- Zeitraum: der Monat oder das Wirtschaftsjahr, für das das Budget gilt. Ohne zeitliche Einschränkung steht dort ein Strich.
- Zeitliche Einschränkung: die Art der zeitlichen Einschränkung. Diese Spalte ist standardmäßig ausgeblendet.
Unter den Spalten Betrag, Gedeckt, Ist und Verbleibend steht jeweils die Summe. Die Budgets sind nach der Reihenfolge der Projekte sortiert. Budgets ohne Projekt stehen vorne. Du kannst nach den Spalten sortieren, die Spalten Typ, Gedeckt, Ist, Verbleibend und Zeitliche Einschränkung ein- oder ausblenden und die Budgets nach Projekt gruppieren. Die Gruppen lassen sich auf- und zuklappen.
Über die Filter grenzt du die Liste in einem eigenen Fenster ein. Bei jedem Filter kannst du mehrere Einträge wählen: Projekt (zeigt auch die Budgets der Unterprojekte; nur verfügbar, wenn du Projekte nutzt), Typ und Wirtschaftsjahr (zeigt auch Monatsbudgets, deren Monat in das gewählte Wirtschaftsjahr fällt).
In jeder Zeile findest du Symbole, um das Budget anzusehen, zu bearbeiten oder zu löschen. Wenn du mehrere Budgets auswählst, kannst du sie gemeinsam löschen.
Seite Budget
Die Seite Budget öffnest du in der Übersicht über das Ansehen-Symbol in der Zeile eines Budgets. Oben siehst du das Projekt (ein Klick darauf öffnet das Projekt), den Typ und, falls festgelegt, den Zeitraum. Über die Schaltfläche zum Bearbeiten oben auf der Seite änderst du das Budget.
Darunter stehen die Kennzahlen Betrag, Gedeckt, Ist und Verbleibend. Ist und Verbleibend sind farbig markiert, genau wie in der Übersicht.
Die Tabelle Finanzereignisse listet die Buchungen, die in das Budget einfließen, mit den Spalten Datum, Beschreibung, Typ, Projekt und Betrag. Negative Beträge sind rot. Die Summe der Beträge steht unten als Ist. Die neuesten Buchungen stehen oben; du kannst 10, 25, 50 oder 100 Einträge pro Seite anzeigen. Hat das Budget einen Typ, ist die Spalte Typ zunächst ausgeblendet. Die Spalte Projekt ist zunächst ausgeblendet, wenn das Projekt des Budgets keine Unterprojekte hat. Du kannst beide Spalten wieder einblenden.
Deckt mindestens ein Förderantrag das Budget, folgt der Abschnitt Deckung durch Förderanträge.
Häufige Fragen
Was bedeuten die Farben bei Ist und Verbleibend?
Bei Ausgaben ist Ist grün, solange der Wert den geplanten Betrag nicht übersteigt, sonst rot.Verbleibend ist grün, solange der Wert nicht negativ ist, sonst rot.
Bei Einnahmen ist Ist grün, sobald der geplante Betrag erreicht ist, sonst orange.Verbleibend ist grün, wenn nichts mehr offen ist, sonst orange. Budgets ohne Typ werden wie Ausgaben behandelt.
Warum sehe ich manche Budgets nicht?
Wenn in deiner Organisation Projektberechtigungen genutzt werden und du nicht auf alle Projekte zugreifen darfst, siehst du nur die Budgets deiner Projekte. Budgets ohne Projekt siehst du dann nicht.
Zeigt der Filter Wirtschaftsjahr auch Monatsbudgets?
Ja. Neben den Budgets für das gewählte Wirtschaftsjahr erscheinen auch Monatsbudgets, deren Monat in dieses Wirtschaftsjahr fällt.
Werden beim Filter Projekt auch Unterprojekte berücksichtigt?
Ja. Wählst du ein Projekt aus, siehst du auch die Budgets seiner Unterprojekte.