Organisationsstruktur

Mit der Organisationsstruktur bildest du den Aufbau deiner Organisation als Baum aus Gruppen ab. Du legst Gruppentypen mit Rollen fest und ordnest Kontakte als Mitglieder zu. Nutze sie, wenn du die Mitglieder einer Gruppe gezielt anzeigen, anschreiben, exportieren oder als Segment speichern möchtest.

Du findest alles auf der Seite Struktur. Aktionen für ganze Strukturen liegen oben im Menü Struktur mit dem Gebäude-Symbol. Die Gruppentypen findest du im Menü Struktur mit dem Zahnrad-Symbol. Aktionen für eine einzelne Gruppe startest du direkt an der Gruppe im Organigramm.

#Struktur erstellen

1. Öffne die Seite Struktur.#
2. Klicke oben auf das Menü Struktur mit dem Gebäude-Symbol und wähle Struktur erstellen.#
3. Gib im Feld Name einen Namen ein.#

   Der Name ist ein Pflichtfeld.

4. Trag bei Bedarf eine Beschreibung ein und wähle eine Farbe.#
5. Bestätige den Dialog.#

   Die neue Struktur wird sofort angezeigt.

#Struktur bearbeiten

1. Wähle oben in der Auswahlliste die Struktur aus, die du ändern möchtest.#

   Die Auswahlliste siehst du nur, wenn es mehr als eine Struktur gibt.

2. Klicke auf das Menü Struktur mit dem Gebäude-Symbol und wähle Struktur bearbeiten.#
3. Ändere Name, Beschreibung oder Farbe.#

   Die Felder sind mit den aktuellen Werten vorausgefüllt. Der Name darf nicht leer sein.

4. Bestätige den Dialog, um die Änderungen zu speichern.#

#Struktur löschen

1. Wähle oben in der Auswahlliste die Struktur aus, die du löschen möchtest.#
2. Klicke auf das Menü Struktur mit dem Gebäude-Symbol und wähle Struktur löschen.#
3. Lies den Hinweis „Diese Struktur und alle ihre Gruppen werden dauerhaft gelöscht. Fortfahren?“ und bestätige.#

   Anschließend wird automatisch die nächste vorhandene Struktur angezeigt.

#Struktur importieren

1. Wähle oben die Struktur aus, in die du importieren möchtest.#

   Der Import landet immer in der gerade angezeigten Struktur.

2. Klicke auf das Menü Struktur mit dem Gebäude-Symbol und wähle Struktur importieren.#

   Der Dialog „Struktur aus Excel importieren“ öffnet sich.

3. Lade bei Bedarf über Beispieldatei herunterladen eine Vorlage herunter.#
4. Trag deine Gruppen in das Blatt „Gruppen“ ein.#

   Dieses Blatt ist Pflicht. Es enthält die Spalten „Gruppe“ (Name der Gruppe, Pflicht), „Parent“ (Name der übergeordneten Gruppe, optional – leer bedeutet direkt auf oberster Ebene) und „Typ“ (Gruppentyp, optional).

5. Ergänze bei Bedarf das optionale Blatt „Rollen“.#

   Es enthält die Spalten „Gruppentyp“ (Name des Gruppentyps), „Rolle“ (Name der Rolle) sowie Spalten für die Berechtigungen wie „Struktur sehen“, „Struktur bearbeiten“, „Mitglieder sehen“, „Mitglieder bearbeiten“ und „Kontakte verwalten“.

6. Wähle im Feld Excel-Datei (.xlsx oder .csv) deine Datei aus.#

   Pflichtfeld. Erlaubt sind .xlsx- und .csv-Dateien.

7. Bestätige den Dialog.#

   Bei Erfolg erscheint „Import erfolgreich“ mit der Anzahl der erstellten Gruppentypen, Gruppen und Rollen. Das Organigramm wird sofort aktualisiert.

#Gruppe erstellen

1. Öffne die Seite Struktur und wähle die passende Struktur aus.#
2. Wähle im Organigramm an der Gruppe, unter der die neue Gruppe entstehen soll, Gruppe erstellen.#

   Startest du die Aktion an einer Gruppe, ist diese bereits als übergeordnete Gruppe eingetragen und kann im Dialog nicht geändert werden.

3. Gib einen Name ein.#

   Pflichtfeld.

4. Wähle, falls noch nicht vorgegeben, die Übergeordnete Gruppe aus.#

   Pflichtfeld. Du kannst in der Liste suchen.

5. Wähle optional einen Typ und trag eine Beschreibung ein.#
6. Bestätige den Dialog.#

   Die Gruppe erscheint sofort im Organigramm.

#Gruppe bearbeiten

1. Öffne im Organigramm an der gewünschten Gruppe die Bearbeitung.#
2. Ändere Name, Übergeordnete Gruppe, Typ oder Beschreibung.#

   Über die übergeordnete Gruppe legst du fest, wo die Gruppe im Baum hängt.

3. Hinterlege bei Bedarf Erforderliche Qualifikationen und Dokumente für die Gruppe.#
4. Speichere deine Änderungen.#

#Gruppe löschen

1. Wähle im Organigramm an der Gruppe Gruppe löschen.#
2. Bestätige den Hinweis „Diese Gruppe und alle Untergruppen werden gelöscht. Fortfahren?“.#

#Gruppentypen verwalten

1. Wähle oben die Struktur aus, deren Gruppentypen du pflegen möchtest.#

   Gruppentypen gelten jeweils für eine Struktur.

2. Klicke auf das Menü Struktur mit dem Zahnrad-Symbol und öffne Gruppentypen.#
3. Lege mit Hinzufügen einen neuen Gruppentyp an oder bearbeite einen bestehenden.#
4. Vergib einen Namen und eine Farbe und lege fest, ob der Typ Kann Untergruppen haben.#
5. Lege unter Rollen die Rollen dieses Typs an, jeweils mit Namen.#

   Pro Rolle schaltest du die Berechtigungen „Struktur sehen“, „Struktur bearbeiten“, „Mitglieder sehen“, „Mitglieder bearbeiten“, „Kontakte verwalten“ und „Benachrichtigungen“ ein oder aus. Werden Qualifikationen genutzt, kommen „Qualifikationen sehen“ und „Erforderliche Qualifikationen“ hinzu.

6. Ordne einer Rolle bei Bedarf unter Beiträge einen Beitrag zu.#

   Die Auswahl erscheint nur, wenn es für die Struktur aktive Beiträge gibt. Jeder Beitrag wird mit Name, Betrag und Zeitraum angezeigt.

7. Hinterlege bei Bedarf erforderliche Qualifikationen und Dokumente für den Gruppentyp.#
8. Entferne nicht mehr benötigte Gruppentypen mit Löschen.#
9. Klicke auf Speichern.#

#Mitgliedschaften verwalten

1. Öffne im Organigramm an der Gruppe die Mitgliedschaften.#
2. Füge mit Hinzufügen eine neue Mitgliedschaft hinzu oder ändere eine bestehende.#
3. Wähle den Kontakt und die Rolle.#
4. Trag Beginn und bei Bedarf Ende der Mitgliedschaft ein.#
5. Ergänze optional eine Begründung.#
6. Klicke auf Speichern.#

   Die Mitglieder werden im Organigramm bei der Gruppe mit ihrer Rolle angezeigt.

#Segment aus einer Gruppe erstellen

1. Wähle im Organigramm an der Gruppe Segment erstellen.#
2. Aktiviere Untergruppen einschließen, wenn auch die Mitglieder aller Untergruppen berücksichtigt werden sollen.#
3. Bestätige den Dialog.#

   Das Segment heißt „Mitglieder:“ gefolgt vom Gruppennamen. Du erhältst die Bestätigung, dass das Segment erstellt wurde.

#Kontakte einer Gruppe anzeigen

1. Wähle im Organigramm an der Gruppe Kontakte anzeigen.#
2. Schränke die Anzeige bei Bedarf auf bestimmte Rollen ein.#
3. Wähle beim Mitgliedschaftsstatus zwischen Nur aktive Mitgliedschaften und Alle (inkl. historische).#
4. Lege fest, ob die Mitglieder der Untergruppen mit angezeigt werden sollen.#
5. Klicke auf Liste öffnen.#

   Die Kontaktliste öffnet sich mit den passenden Kontakten.

#Gruppe anschreiben

1. Wähle im Organigramm an der Gruppe die Aktion zum Anschreiben der Mitglieder.#

   Der Dialog „Mit Kontakten kommunizieren“ öffnet sich.

2. Lege fest, ob auch die Mitglieder der Untergruppen angeschrieben werden sollen.#
3. Wähle den Kommunikationskanal.#

   „Newsletter-Kampagne“: Gib einen „Segment-Name“ ein. Ein Segment mit diesem Namen wird erstellt, danach wirst du zur Newsletter-Kampagnenerstellung weitergeleitet. „Im eigenen Mail-Programm öffnen“: Wähle den „Empfänger-Modus“ („BCC (empfohlen)“, „CC“ oder „An“) und nutze „Kopieren“ oder „Im Mail-Programm öffnen“. „Direkt aus NGO.Tools senden“: Wähle den „Empfänger-Modus“, gib „Betreff“ und „Inhalt“ ein und füge bei Bedarf „Anhänge“ hinzu. „Serienbrief“: Wähle eine „Dokumentvorlage“ oder lade über „DOCX hochladen“ ein eigenes Dokument hoch; es wird zu PDF umgewandelt und an alle Empfänger gesendet.

4. Klicke auf Weiter.#

   Beim Kanal „Im eigenen Mail-Programm öffnen“ gibt es diese Schaltfläche nicht. Beim direkten Versand siehst du danach, an wie viele Empfänger die E-Mail gesendet wurde.

#Mitglieder exportieren

1. Wähle im Organigramm an der Gruppe Mitglieder exportieren.#
2. Lege fest, ob die Mitglieder der Untergruppen mit exportiert werden sollen.#

   Im Dialog siehst du vorab, wie viele Kontakte exportiert werden.

3. Bestätige den Export.#

   Du erhältst eine Bestätigung mit der Anzahl der exportierten Kontakte.

4. Klicke in der Bestätigung auf Herunterladen.#

   Die Datei enthält unter anderem Kontaktnummer, Vorname, Nachname, Email-Adresse, Telefonnummer, Straße, PLZ und Ort.

#Die Seite „Struktur“

Die Seite Struktur zeigt die gewählte Struktur als Organigramm. Gibt es beim ersten Öffnen noch keine Struktur, wird automatisch eine mit dem Namen „Organisationsstruktur“ angelegt.

• Auswahlliste oben: Hier wechselst du zwischen deinen Strukturen. Sie erscheint nur, wenn es mehr als eine Struktur gibt.
• Organigramm: Jede Gruppe zeigt ihren Namen, ihren Gruppentyp, ihre Beschreibung und ihre Mitglieder mit Rolle. Die Farbe richtet sich nach dem Gruppentyp.
• Menü Struktur mit dem Gebäude-Symbol: Struktur erstellen, Struktur bearbeiten, Struktur importieren und Struktur löschen.
• Menü Struktur mit dem Zahnrad-Symbol: Gruppentypen sowie die Seiten Beitragsverwaltung und Beitragsübersicht.

#Gruppen im persönlichen Bereich

Mitglieder sehen ihre Gruppen in ihrem persönlichen Bereich auf einer eigenen Seite. Diese Seite erscheint nur, wenn das Mitglied mindestens eine für es sichtbare Gruppenmitgliedschaft hat.

#Häufige Fragen