Dublettenmanagement

Mit dem Dublettenmanagement findest du doppelt angelegte Kontakte. Du wählst selbst, welche Felder verglichen werden, und entscheidest, ob die Werte exakt gleich sein müssen oder ob ähnlich klingende Namen reichen. Gefundene Dubletten kannst du verschmelzen, ignorieren, bis auf den Hauptkontakt löschen oder mit dem Hauptkontakt einem Segment zuordnen. Frühere Verschmelzungen siehst du in der Übersicht des jeweiligen Kontakts.

#Dublettenmanagement öffnen

1. Öffne die Kontaktliste.#
2. Öffne oben in der Kontaktliste das Menü mit weiteren Aktionen.#

   Dort findest du auch Importieren, Exportieren und Direktbearbeitung.

3. Wähle Dublettenmanagement.#

   Die Seite Dublettenmanagement mit der Liste der gefundenen Dubletten öffnet sich.

Jede Zeile der Liste steht für eine Dublettengruppe, also für mehrere Kontakte, die als Dubletten erkannt wurden. Die Liste hat diese Spalten:

• Gemeinsamkeit: worin die Kontakte übereinstimmen.
• Hauptkontakt: der Kontakt, der erhalten bleiben soll. Du änderst ihn direkt in der Spalte über die Auswahl. Dort stehen alle Kontakte der Gruppe mit Name und ID.
• Symbol Hauptkontakt öffnen: Damit springst du direkt zum Hauptkontakt.
• Weitere Kontakte: die übrigen Kontakte der Gruppe.
• Infos: zusätzliche Hinweise zur Dublette.

Über die Suche der Liste findest du Dubletten nach ihrer Gemeinsamkeit oder nach den weiteren Kontakten. In jeder Zeile startest du mit Kontakte verschmelzen eine Verschmelzung. Wenn du Zeilen über die Auswahlkästchen markierst, kannst du im Menü für Aktionen mit mehreren Einträgen Weitere Kontakte löschen (nur Hauptkontakt lassen), Hauptkontakt zu Segment hinzufügen; andere entfernen oder Ignorieren/Ausblenden wählen.

#Dubletten finden

1. Klicke im Dublettenmanagement oben auf Dubletten finden.#
2. Wähle unter Felder mindestens ein Feld aus: Email-Adresse, Name, Vorname oder Nachname.#

   Ohne Feldauswahl kannst du die Suche nicht starten.

3. Lege mit dem Schalter Exakte Suche fest, ob die Werte exakt gleich sein müssen.#

   Der Schalter ist anfangs eingeschaltet. Ist er aus, werden Namensfelder nach ihrem Klang verglichen.

4. Lies die Erklärung im Dialog.#

   Sie passt sich deiner Auswahl an und beschreibt, wann Kontakte als Dubletten vorgeschlagen werden.

5. Starte die Suche mit der Bestätigungsschaltfläche im Dialog.#

   Danach zeigt die Liste im Dublettenmanagement die neu gefundenen Dublettengruppen.

So werden Dubletten erkannt:

• Personen, Organisationen und Ehepaare werden nur mit Kontakten desselben Typs als Dubletten vorgeschlagen.
• Alle gewählten Felder müssen ausgefüllt sein und gleichzeitig übereinstimmen.
• Mit Exakte Suche müssen die Werte exakt gleich sein. Groß- und Kleinschreibung sowie Leerzeichen am Anfang und am Ende werden dabei ignoriert.
• E-Mail-Adressen werden immer exakt verglichen, auch wenn die exakte Suche ausgeschaltet ist.
• Ist die exakte Suche aus, werden Namensfelder mit der Kölner Phonetik auf ähnlichen Klang geprüft. Namen, für die sich dabei kein Klangmuster bilden lässt, werden nicht berücksichtigt.
• Mit Vorname oder Nachname werden nur Personen berücksichtigt. Organisationen werden ausgeschlossen, weil diese Felder bei ihnen leer sind. Das Feld Name ist für Personen meist überflüssig, weil es automatisch aus Vor- und Nachname zusammengesetzt wird.

#Kontakte verschmelzen

Beim Verschmelzen führst du zwei Kontakte zu einem zusammen: Der Hauptkontakt bleibt erhalten, der Quellkontakt wird in ihn überführt und danach aus den aktiven Kontakten entfernt. Du kannst die Verschmelzung aus einer gefundenen Dublette oder aus der Übersicht eines Kontakts starten. Sie läuft in vier Schritten ab.

1. Klicke im Dublettenmanagement in der Zeile einer Dublette auf Kontakte verschmelzen. Alternativ öffnest du die Übersicht eines Kontakts und klickst dort oben auf Kontakte verschmelzen.#

   Startest du aus einer Dublette, sind der Hauptkontakt und ein weiterer Kontakt der Gruppe schon ausgewählt, und du kannst nur Kontakte dieser Gruppe wählen. Startest du aus der Kontaktübersicht, ist der geöffnete Kontakt als Hauptkontakt ausgewählt.

2. Schritt Kontakte: Wähle Hauptkontakt (bleibt erhalten) und Quellkontakt (wird entfernt) oder prüfe die Vorauswahl.#

   Du kannst nach Name, Vorname, Nachname, Kontaktnummer oder ID suchen. In der Auswahl siehst du zu jedem Kontakt Name, ID, Kontaktnummer und Typ. Die beiden Kontakte müssen verschieden sein und denselben Typ haben. Gehören mehr als zwei Kontakte zur Dublettengruppe, stehen die übrigen unter Unbeteiligte Kontakte der Dublettengruppe.

3. Schritt Felder: Haben beide Kontakte in einem Feld verschiedene Werte, wählst du, welcher Wert bleibt.#

   Vorausgewählt ist jeweils der Wert des Hauptkontakts. Bei eigenen Feldern mit Mehrfachauswahl werden die eindeutigen Werte beider Kontakte zusammengeführt. Gibt es keine Konflikte, siehst du „Es gibt keine Feldkonflikte. Leere Felder des Hauptkontakts werden ergänzt.“

4. Hat der Quellkontakt einen Zugang zur persönlichen Seite, wähle im selben Schritt unter Zugang zur persönlichen Seite eine Option: Zugang auf den Hauptkontakt übertragen und Anmeldetoken erneuern oder Zugang nicht übertragen und mit dem Quellkontakt verwerfen.#

   Diese Auswahl ist Pflicht und nicht vorausgewählt.

5. Schritt Verknüpfungen: Prüfe unter Zu übernehmende Verknüpfungen, was vom Quellkontakt auf den Hauptkontakt übertragen wird.#

   Du siehst die Anzahl je Verknüpfungsart sowie Warnungen und Gründe, die eine Verschmelzung verhindern. Hat der Quellkontakt nichts zu übertragen, steht dort „Der Quellkontakt hat keine zu übernehmenden Verknüpfungen.“

6. Schritt Bestätigung: Lies die Zusammenfassung und setze das Häkchen bei Ich habe die Auswahl geprüft und möchte die Kontakte endgültig verschmelzen.#
7. Schicke die Verschmelzung mit der Schaltfläche am Ende ab.#

   Bei Erfolg erscheint „Die Kontakte wurden verschmolzen.“ und du landest in der Übersicht des Hauptkontakts. Klappt es nicht, erscheint „Verschmelzung nicht möglich“ mit den Gründen.

#Weitere Kontakte einer Dublette löschen

1. Prüfe im Dublettenmanagement bei jeder betroffenen Dublette in der Spalte Hauptkontakt, welcher Kontakt erhalten bleiben soll.#

   Ändere ihn bei Bedarf über die Auswahl in der Spalte.

2. Markiere die gewünschten Dubletten mit den Auswahlkästchen am Anfang der Zeilen.#
3. Öffne das Menü für Aktionen mit mehreren Einträgen und wähle Weitere Kontakte löschen (nur Hauptkontakt lassen).#
4. Bestätige die Sicherheitsabfrage.#

#Hauptkontakt zu Segment hinzufügen

1. Prüfe im Dublettenmanagement in der Spalte Hauptkontakt, welcher Kontakt ins Segment soll.#

   Ändere ihn bei Bedarf über die Auswahl in der Spalte.

2. Markiere die gewünschten Dubletten mit den Auswahlkästchen am Anfang der Zeilen.#
3. Öffne das Menü für Aktionen mit mehreren Einträgen und wähle Hauptkontakt zu Segment hinzufügen; andere entfernen.#
4. Wähle unter Segmente ein oder mehrere Segmente aus.#

   Dynamische Segmente stehen hier nicht zur Auswahl.

5. Bestätige die Aktion.#

#Dublette ignorieren

1. Markiere im Dublettenmanagement die Dubletten, die keine echten Doppelungen sind, mit den Auswahlkästchen am Anfang der Zeilen.#
2. Öffne das Menü für Aktionen mit mehreren Einträgen und wähle Ignorieren/Ausblenden.#
3. Bestätige die Sicherheitsabfrage.#

#Verschmelzungshistorie anzeigen

1. Öffne die Übersicht des Kontakts, in den andere Kontakte verschmolzen wurden.#

   Direkt nach einer Verschmelzung kannst du auch in der Erfolgsmeldung auf Verschmelzungshistorie anzeigen klicken. Du springst dann direkt zum passenden Abschnitt.

2. Scrolle zum Abschnitt Verschmelzungshistorie.#

   Dort siehst du zu jedem verschmolzenen Kontakt seinen Namen und seine frühere ID mit vorangestelltem #. Ist der Name nicht mehr bekannt, steht dort „Ehemaliger Kontakt“. Außerdem siehst du Datum und Uhrzeit der Verschmelzung und, falls bekannt, wer sie ausgeführt hat. Die neuesten Einträge stehen oben.

#Häufige Fragen