Ressourcen buchen
Mitglieder stellen im persönlichen Bereich Buchungsanfragen für Ressourcen und verfolgen deren Stand. Verantwortliche sehen alle Buchungen, genehmigen offene Anfragen samt aller Wiederholungstermine und können den Änderungsverlauf einsehen.
Mitglieder stellen in ihrem persönlichen Bereich Buchungsanfragen für Ressourcen und sehen dort, wie weit ihre Anfragen sind. Bist du für Ressourcen verantwortlich, findest du auf der Seite „Ressourcen“ alle Buchungen der Ressourcen, auf die du Zugriff hast. Dort genehmigst du offene Anfragen und siehst nach, wer eine Buchung wann angelegt, geändert oder genehmigt hat.
Buchung genehmigen
- Öffne im Menü den Eintrag „Ressourcen“.#
- Wechsle zur Tabellenansicht.#
Nutze dafür oben auf der Seite die Ansichtsumschaltung und wähle das Symbol mit den Linien. Mit dem Kalender-Symbol kommst du zurück zur Kalenderansicht.
- Suche die Buchungsanfrage.#
Die neuesten Buchungen stehen oben. Mit den Filtern „Kontakt“, „Ressourcen“ und „Status“ grenzt du die Liste ein. Außerdem kannst du nach Benutzer oder Kontakt suchen.
- Klicke in der Zeile der Anfrage auf „Genehmigen“.#
Die grüne Schaltfläche trägt ein Häkchen. Die Anfrage wird sofort zusammen mit allen noch offenen Wiederholungsterminen genehmigt. Eine zusätzliche Rückfrage gibt es nicht.
- Prüfe die Meldung.#
Bei Erfolg erscheint „Genehmigt“.
Verlauf einer Buchung anzeigen
- Öffne im Menü den Eintrag „Ressourcen“ und wechsle zur Tabellenansicht (Symbol mit den Linien).#
- Klicke in der Zeile der Buchung auf das Uhr-Symbol.#
Wenn du mit der Maus darauf zeigst, erscheint „Aktivitäts-Protokoll“.
- Lies den Verlauf im Bereich „Aktivitäts-Protokoll“.#
Der Bereich öffnet sich am rechten Rand. Dort siehst du, wer die Buchung wann angelegt, geändert oder genehmigt hat. Die neuesten Einträge stehen oben.
- Klicke auf „Schließen“, um das Protokoll zu schließen.#
Seite „Ressourcen“: Kalender- und Tabellenansicht
Du findest die Seite im Menü unter „Ressourcen“. Oben auf der Seite wechselst du mit der Ansichtsumschaltung zwischen der Kalenderansicht (Kalender-Symbol) und der Tabellenansicht (Symbol mit den Linien). Beim ersten Öffnen ist die Kalenderansicht aktiv, danach merkt sich die Seite deine zuletzt gewählte Ansicht. Der Kalender zeigt die Ressourcen, auf die du Zugriff hast.
Die Tabellenansicht listet alle Buchungen für deine Ressourcen mit diesen Spalten:
- „Benutzer“: wer die Buchung angelegt hat, durchsuchbar und sortierbar.
- „Kontakt“: der zugehörige Kontakt, durchsuchbar und sortierbar.
- „Ressourcen“: die gebuchten Ressourcen.
- „Start“ und „Ende“: Datum und Uhrzeit, beide sortierbar. Standardmäßig stehen die Buchungen mit dem spätesten Start oben.
- „Wiederholung“: wie sich die Buchung wiederholt.
- „Status“: der aktuelle Stand der Buchung als farbige Markierung.
Über die Filter grenzt du die Liste ein: Beim Filter „Kontakt“ suchst du einen Kontakt aus, beim Filter „Ressourcen“ wählst du eine oder mehrere deiner Ressourcen und beim Filter „Status“ einen Status. In jeder Zeile findest du je nach Buchung die Schaltfläche „Genehmigen“, das Uhr-Symbol für das Aktivitäts-Protokoll und eine Schaltfläche zum Löschen der Buchung.
Deine Buchungsanfragen im persönlichen Bereich
Ist die Ressourcen-Funktion für deine Organisation aktiviert, findest du in deinem persönlichen Bereich eine Übersicht deiner eigenen Buchungsanfragen. Sie zeigt alle Anfragen, deren Start höchstens eine Woche zurückliegt oder in der Zukunft liegt, auf einer Seite ohne Blättern. Die Anfragen mit dem spätesten Start stehen oben.
- „Titel“: der Titel deiner Anfrage.
- Die gebuchten Ressourcen.
- „Ganztägig“: ein Symbol zeigt an, wenn die Anfrage den ganzen Tag gilt.
- „Start“ und „Ende“: bei ganztägigen Anfragen nur das Datum, sonst Datum und Uhrzeit.
- „Status“: der aktuelle Stand deiner Anfrage als farbige Markierung, zum Beispiel ob sie schon genehmigt ist.
Häufige Fragen
Warum sehe ich bei einer Buchung keine Schaltfläche „Genehmigen“?
Die Schaltfläche erscheint nur bei Anfragen, die in ihrem aktuellen Status genehmigt werden können und nicht schon genehmigt sind. Außerdem findest du sie nur in der Tabellenansicht der Seite „Ressourcen“.
Werden bei einer wiederkehrenden Buchung alle Termine genehmigt?
Ja. Mit „Genehmigen“ genehmigst du die Anfrage zusammen mit allen Wiederholungsterminen, die noch auf eine Genehmigung warten.
Was bedeutet der Hinweis, dass die Genehmigung nicht gespeichert werden konnte?
Die Buchung wurde geändert, während du sie genehmigen wolltest, zum Beispiel weil jemand anderes sie schon bearbeitet hat. Deine Genehmigung wurde nicht gespeichert. Prüfe in der Spalte „Status“ den aktuellen Stand und genehmige die Buchung bei Bedarf noch einmal.
Warum sehe ich ältere Anfragen nicht mehr in meinem persönlichen Bereich?
Die Übersicht zeigt nur Anfragen, deren Start höchstens eine Woche zurückliegt oder noch bevorsteht. Ältere Anfragen werden dort nicht mehr angezeigt.