Spendenbescheinigungen

Mit Spendenbescheinigungen bestätigst du deinen Spendern ihre Spenden. Du erstellst eine Bescheinigung für eine einzelne Spende oder Sammelbescheinigungen für das ganze Vorjahr. Anschließend kannst du die Bescheinigungen ansehen und herunterladen. Du kannst sie mit einem Anschreiben per E-Mail oder Post versenden und bei Bedarf stornieren oder löschen. Den Versandstatus siehst du in der Übersicht und beim Kontakt.

Alle Bescheinigungen findest du auf der Seite Spendenbescheinigungen. Alle Spenden findest du in der Spendenübersicht. Beim Kontakt findest du seine Spenden im Bereich Spenden und seine Bescheinigungen im Bereich Spendenbescheinigungen.

#Bescheinigung für eine einzelne Spende erstellen

1. Öffne die Spendenübersicht oder beim Kontakt den Bereich Spenden.#
2. Prüfe, ob bei der Spende der Schalter in der Spalte Bescheinigung eingeschaltet ist, und schalte ihn bei Bedarf ein.#

   Solange es zu der Spende noch keine Bescheinigung gibt, kannst du den Schalter umlegen.

3. Klicke in der Zeile der Spende auf das Symbol Einzelspendenbestätigung erstellen.#

   Im Dialog siehst du, für welchen Kontakt die Bescheinigung erstellt wird, sowie Betrag, Datum und Jahr der Spende.

4. Klicke auf Spendenbescheinigung erstellen.#

   Du erhältst die Meldung „Spendenbescheinigung wurde erstellt“.

#Bescheinigung ansehen

1. Öffne die Seite Spendenbescheinigungen, die Spendenübersicht oder beim Kontakt den Bereich Spenden oder Spendenbescheinigungen.#
2. Klicke in der Zeile auf das Symbol Spendenbescheinigung anzeigen.#

   Die Bescheinigung öffnet sich als PDF-Vorschau in einem seitlichen Fenster.

3. Um das Anschreiben anzusehen, klicke auf der Seite Spendenbescheinigungen in der Zeile auf das Augensymbol Anschreiben anzeigen.#

   Du siehst das Anschreiben mit den Daten des Kontakts als PDF-Vorschau.

#Bescheinigungen herunterladen

1. Einzelne Bescheinigung: Klicke in der Zeile auf das Symbol Spendenbescheinigung herunterladen.#

   Das geht auf der Seite Spendenbescheinigungen, in der Spendenübersicht und beim Kontakt in den Bereichen Spenden und Spendenbescheinigungen, sobald es zu der Spende eine Bescheinigung gibt.

2. Mehrere Bescheinigungen: Markiere auf der Seite Spendenbescheinigungen die gewünschten Zeilen über die Kästchen am Zeilenanfang. Wähle dann im Aktionsmenü für die Auswahl die Aktion zum Herunterladen.#

   Mehrere Bescheinigungen werden zu einer gemeinsamen PDF-Datei zusammengefasst.

3. Alle Bescheinigungen eines Jahreslaufs: Klicke im Statusbereich oben auf der Seite Spendenbescheinigungen bei einem Lauf mit dem Status Abgeschlossen auf das Symbol Herunterladen.#
4. Lege im Dialog Spendenbescheinigungen herunterladen die gewünschten Optionen fest und bestätige.#

   Du erhältst die Meldung „Der Download wird im Hintergrund vorbereitet. Du erhältst eine Benachrichtigung, sobald die Datei bereit ist.“

#Jahresbescheinigungen für das Vorjahr erstellen

1. Öffne die Seite Spendenbescheinigungen.#
2. Klicke oben auf Spendenbescheinigungen für Vorjahr erstellen.#
3. Prüfe die Angaben im Dialog „Spendenbescheinigungen für [Jahr] erstellen“.#

   Du siehst, für wie viele Kontakte und Spenden Bescheinigungen erstellt werden und ob noch Einstellungen fehlen.

4. Klicke auf Jetzt Spendenbescheinigungen erstellen.#

   Du erhältst die Meldung „Die Spendengenerierung wurde gestartet.“

5. Verfolge den Fortschritt im Statusbereich oben auf der Seite.#

   Während der Erstellung steht dort „Erstellung läuft“ mit dem Startzeitpunkt, dem Fortschritt in Prozent, der Gesamtzahl und der Zahl der fertigen Bescheinigungen. Ist der Lauf fertig, steht dort „Abgeschlossen“ mit Datum, Uhrzeit und der Gesamtzahl.

#Anschreiben festlegen

1. Öffne die Seite Spendenbescheinigungen und klicke oben auf Anschreiben.#
2. Wähle das Word-Dokument aus, das du als Anschreiben verwenden möchtest.#

   Zur Auswahl stehen Dokumente im Microsoft-Format (Office Open XML). Lässt du die Auswahl leer, wird kein Anschreiben verwendet.

3. Klicke auf Speichern.#
4. Um das Anschreiben zu einer Bescheinigung als Word-Datei zu erhalten, klicke auf der Seite Spendenbescheinigungen in der Zeile auf das Word-Symbol Anschreiben als Word herunterladen.#

   Das Anschreiben enthält bereits die Daten des jeweiligen Kontakts.

#Bescheinigungen per E-Mail versenden

1. Öffne die Seite Spendenbescheinigungen.#
2. Alle offenen Bescheinigungen: Nutze oben auf der Seite die Aktion für den E-Mail-Versand.#
3. Nur ausgewählte Bescheinigungen: Markiere die gewünschten Zeilen über die Kästchen am Zeilenanfang. Wähle dann im Aktionsmenü für die Auswahl die Aktion für den E-Mail-Versand.#
4. Prüfe danach in der Spalte Status oder mit dem Filter Versandstatus, ob der Versand geklappt hat.#

#Fehlgeschlagene E-Mail erneut versenden

1. Öffne die Seite Spendenbescheinigungen. Mit dem Filter Versandstatus findest du fehlgeschlagene Sendungen schneller.#
2. Einzeln: Klicke in der Zeile auf das Symbol Erneut per E-Mail versenden und bestätige im Dialog.#

   Du erhältst die Meldung „Erneuter Versand wurde gestartet“.

3. Mehrere: Markiere die Bescheinigungen und wähle im Aktionsmenü für die Auswahl Fehlgeschlagene erneut versenden.#

   Die Meldung „Erneuter Versand für [Anzahl] Bescheinigungen gestartet“ zeigt dir, für wie viele Bescheinigungen der Versand neu gestartet wurde.

#E-Mail-Details ansehen

1. Öffne die Seite Spendenbescheinigungen.#
2. Klicke in der Zeile auf das Briefumschlag-Symbol E-Mail-Details.#
3. Prüfe die Angaben im Dialog.#

   Du siehst Status, Empfänger, Absender, Betreff, Versendet am und Ausgelöst von. Ist der Versand fehlgeschlagen, steht außerdem eine Fehlermeldung dabei. Wenn möglich, siehst du unter „E-Mail-Inhalt“ auch den Text der E-Mail.

#Versandmethode ändern

1. Markiere auf der Seite Spendenbescheinigungen die gewünschten Bescheinigungen über die Kästchen am Zeilenanfang.#
2. Wähle im Aktionsmenü für die Auswahl Versandmethode ändern.#
3. Wähle im Pflichtfeld Versandmethode die neue Versandart aus, zum Beispiel E-Mail statt Post, und bestätige.#

   Die Meldung „[Anzahl] Versandmethode(n) wurden aktualisiert.“ zeigt dir, wie viele Bescheinigungen geändert wurden.

4. Für eine einzelne Bescheinigung kannst du auch in der Zeile auf das Symbol Versandmethode bearbeiten klicken, die Versandmethode auswählen und speichern.#

#Bescheinigungen als gesendet markieren

1. Markiere auf der Seite Spendenbescheinigungen die Bescheinigungen, die du selbst versendet hast, zum Beispiel per Post.#
2. Wähle im Aktionsmenü für die Auswahl Als gesendet markieren.#

#Bescheinigung stornieren

1. Klicke auf der Seite Spendenbescheinigungen in der Zeile auf Weitere Aktionen und dann auf Stornieren.#
2. Gib im Dialog Spendenbescheinigung stornieren im Feld Grund für die Stornierung den Grund ein.#

   Das Feld ist ein Pflichtfeld.

3. Bestätige die Stornierung.#

   Du erhältst die Meldung „Die Spendenbescheinigung wurde storniert.“

#Bescheinigungen löschen

1. Einzeln: Klicke auf der Seite Spendenbescheinigungen in der Zeile auf das Symbol zum Löschen und bestätige im Dialog.#
2. Mehrere: Markiere die Bescheinigungen und wähle im Aktionsmenü für die Auswahl Ausgewählte Spendenbescheinigungen löschen.#

   Die Meldung „Löschen abgeschlossen“ zeigt dir, wie viele Bescheinigungen gelöscht wurden und wie viele nicht gelöscht werden konnten.

#Seite Spendenbescheinigungen

Auf der Seite Spendenbescheinigungen siehst du alle Bescheinigungen deiner Organisation. Oben wechselst du zwischen den Ansichten Spendenbescheinigungen und Kontakte mit unbestätigten Spenden. Dort findest du auch die Schaltflächen Spendenbescheinigungen für Vorjahr erstellen und Anschreiben sowie die Aktion für den E-Mail-Versand. Gibt es Erstellungsläufe, zeigt ein Statusbereich oben deren Fortschritt.

• Spalten: Typ, Zeitraum, Kontaktnummer, Name des Kontakts, Versandmethode, Erstellt (Erstellungslauf), Versendet am, Status sowie Storniert am, Grund für Stornierung und Storniert von.
• Filter: Bereits gesendet, Jahr, Versandart, Typ, Erstellungslauf, Versandstatus und Storniert. Der Filter Storniert steht zunächst auf „Ohne Stornierte“; alternativ wählst du „Auch stornierte“ oder „Nur stornierte“.
• Pro Zeile kannst du je nach Bescheinigung das Anschreiben anzeigen oder als Word herunterladen, die Bescheinigung anzeigen oder herunterladen, die E-Mail erneut versenden, die E-Mail-Details öffnen, die Versandmethode bearbeiten, stornieren oder löschen.

#Spendenübersicht

Die Spendenübersicht zeigt alle Spenden. Hier legst du pro Spende fest, ob sie bescheinigt werden soll, und erstellst Einzelbescheinigungen. Unter der Spalte Betrag siehst du die Summe der angezeigten Spenden. Mit einem Klick auf eine Zeile öffnest du die zugehörige Buchung, mit einem Klick auf den Namen den Kontakt.

• Spalten: Datum, Typ, Name des Kontakts, Email-Adresse, Adresse, Betrag, Projekt, Bescheinigung, Spendenformular und Newsletter-Einwilligung. Manche Spalten erscheinen nur, wenn du Projekte oder Spendenformulare nutzt.
• Filter: Bescheinigung, Projekt, Typ, Datum und Betrag (von/bis).
• Pro Zeile kannst du bei Sachzuwendungen die Details zur Sachzuwendung ansehen, eine Einzelspendenbestätigung erstellen und eine vorhandene Bescheinigung anzeigen oder herunterladen.
• Oben findest du außerdem den Export und den DATEV-Export der Spenden.

#Spenden und Spendenbescheinigungen beim Kontakt

Beim Kontakt zeigt der Bereich Spenden alle Spenden dieses Kontakts mit den Spalten Datum, Typ, Beschreibung, Projekt, Bescheinigung, Konto und Betrag samt Summe. Du kannst nach Projekt, Typ und Datum filtern und dort Einzelbescheinigungen erstellen, ansehen und herunterladen.

Der Bereich Spendenbescheinigungen beim Kontakt listet seine Bescheinigungen mit den Spalten Typ, Zeitraum, Versandmethode, Erstellt, Versendet am und Status, die neuesten zuerst. Dort kannst du Bescheinigungen anzeigen und herunterladen.

#Häufige Fragen