Kontaktprofil
Das Profil eines Kontakts bündelt Adressen, Bankverbindungen, Notizen, Qualifikationen, Zeiterfassung, Werkzeuge und eigene Zusatzfelder. Dort können Sie die aktive Adresse setzen, Notizen mit Wiedervorlage anlegen, Zusatzfelder bearbeiten und eine vCard herunterladen.
Im Kontaktprofil findest du alle Informationen zu einer Person oder Organisation an einem Ort, verteilt auf mehrere Reiter: Übersicht, Adressen, Bankverbindungen, Anmerkungen, Qualifikationen, Zeiterfassung, Reiter mit eigenen Zusatzfeldern und Reiter von installierten Apps. Nutze es, wenn du die aktive Adresse festlegen, Zusatzfelder pflegen, Notizen mit Wiedervorlage anlegen, zu den Qualifikationen des Kontakts springen oder die Kontaktdaten als vCard herunterladen möchtest.
Aktive Adresse festlegen
- Öffne den Kontakt und wechsle zum Reiter Adressen.#
- Suche in der Liste die Adresse, die aktiv werden soll.#
Die aktuell aktive Adresse ist blau hinterlegt.
- Klicke in der Zeile dieser Adresse auf das Häkchen-Symbol Als aktive Adresse festlegen.#
- Bestätige die Rückfrage.#
Die gewählte Adresse ist jetzt die aktive Adresse des Kontakts und wird in der Liste blau hervorgehoben.
Zusatzfelder bearbeiten
- Öffne den Kontakt und wechsle zu dem Reiter mit den Zusatzfeldern, die du ändern möchtest.#
- Klicke oben auf Bearbeiten.#
Die Felder des Reiters werden direkt an derselben Stelle bearbeitbar. Es öffnet sich keine neue Seite und kein Dialog. Statt „Bearbeiten“ siehst du jetzt „Speichern“ und „Abbrechen“.
- Ändere die gewünschten Werte.#
Geänderte Zusatzfelder speichern
- Nimm im Reiter deine Änderungen vor und prüfe deine Eingaben.#
- Klicke oben auf Speichern.#
Du erhältst die Meldung „Änderungen gespeichert“. Danach zeigt der Reiter wieder die gespeicherten Werte an.
Bearbeitung der Zusatzfelder abbrechen
- Klicke während der Bearbeitung oben auf Abbrechen.#
Die Bearbeitung wird beendet und der Reiter zeigt wieder die zuletzt gespeicherten Werte an. Eventuelle Fehlerhinweise an den Feldern verschwinden.
Notiz zum Kontakt anlegen
- Öffne den Kontakt und wechsle zum Reiter Anmerkungen.#
- Klicke über der Liste auf die Schaltfläche, mit der du eine neue Anmerkung anlegst.#
- Prüfe das Feld Datum.#
Es ist ein Pflichtfeld und mit dem aktuellen Zeitpunkt vorbelegt.
- Trage eine Überschrift und/oder einen Text im Feld Anmerkungen ein.#
Mindestens eines der beiden Felder muss ausgefüllt sein. Sonst erscheint der Hinweis „Überschrift oder Anmerkungen müssen ausgefüllt werden.“ Im Feld Anmerkungen kannst du den Text formatieren.
- Optional: Schalte im Bereich Wiedervorlage die Option Wiedervorlage aktivieren ein.#
Lege dann das Datum der Wiedervorlage fest. Es ist mit einem Termin in einer Woche vorbelegt. Wähle außerdem die Benutzer und/oder Benutzergruppen, die an die Wiedervorlage erinnert werden sollen. Mindestens ein Benutzer oder eine Benutzergruppe muss ausgewählt sein.
- Bestätige, um die Anmerkung anzulegen.#
Die Anmerkung erscheint in der Liste. Hast du die Wiedervorlage aktiviert, wird für die ausgewählten Benutzer und Benutzergruppen zum gewählten Datum zusätzlich eine Wiedervorlage angelegt.
Qualifikationen des Kontakts verwalten
- Öffne den Kontakt und wechsle zum Reiter Qualifikationen.#
Hier siehst du je Qualifikationstyp den neuesten Eintrag mit den Spalten „Qualifikationstyp“, „Benötigt für“, „Vorlagedatum“, „Gültig ab“, „Gültig bis“, „Status“ und „Gesehen durch“. Die neuesten Vorlagen stehen oben.
- Klicke oben auf Qualifikationen verwalten.#
Die Übersicht „Qualifikationen“ öffnet sich und ist bereits auf diesen Kontakt gefiltert. Dort pflegst du die Qualifikationen und Nachweise.
Kontaktdaten als vCard herunterladen
- Öffne den Kontakt im Reiter Übersicht.#
- Öffne oben auf der Seite das Menü mit weiteren Aktionen.#
- Wähle den Eintrag zum Herunterladen der vCard.#
Die Kontaktdaten werden als vCard-Datei heruntergeladen. Du kannst sie zum Beispiel in dein Adressbuch übernehmen.
Übersicht
Der Reiter Übersicht zeigt die wichtigsten Angaben zum Kontakt. Die Seitenüberschrift ist der Name des Kontakts. Oben findest du die Schaltfläche Bearbeiten (nur mit der Berechtigung, Kontakte zu bearbeiten), gegebenenfalls Kontakte verschmelzen sowie das Menü mit weiteren Aktionen, zum Beispiel für den vCard-Download.
Wurden andere Kontakte mit diesem Kontakt verschmolzen, siehst du darunter den Abschnitt Verschmelzungshistorie. Er nennt für jede Verschmelzung den Namen und die Nummer des früheren Kontakts (oder „Ehemaliger Kontakt“, wenn der Name nicht bekannt ist), Datum und Uhrzeit sowie die Person, die verschmolzen hat. Die neuesten Einträge stehen oben.
Adressen
Der Reiter Adressen listet alle hinterlegten Adressen des Kontakts mit den Spalten „Typ“, „Straße und Hausnummer“, „PLZ“, „Ort“, „Bundesland“ und „Land“. Die Spalten „Typ“, „Bundesland“ und „Land“ kannst du ein- und ausblenden. Die aktive Adresse ist blau hinterlegt.
Mit der Berechtigung, Kontakte zu bearbeiten, legst du über die Schaltfläche über der Liste eine neue Adresse an und änderst oder entfernst Adressen in ihrer Zeile über Bearbeiten oder Löschen. Im Formular sind „Adresszeile 1“, „PLZ“ und „Ort“ Pflichtfelder. Außerdem gibt es „Typ“, „Adresszeile 2“, das Land und „Bundesland“. Die Auswahl im Feld „Bundesland“ richtet sich nach dem gewählten Land.
Bankverbindungen
Der Reiter Bankverbindungen zeigt an seiner Beschriftung die Anzahl der hinterlegten IBAN-Bankverbindungen. Die Liste enthält die Spalten „IBAN“, „Kontoinhaber“, „Bank“, „BIC“, „BLZ“ und „automatisch“ und ist nach IBAN sortiert. Nach der IBAN kannst du suchen. „BLZ“ ist zunächst ausgeblendet und lässt sich einblenden.
- Die Spalte automatisch zeigt, ob die Bankverbindung automatisch aus einem Banking-Import erstellt und seitdem nicht manuell bearbeitet wurde, oder ob sie manuell angelegt oder bearbeitet wurde.
- Beim Anlegen oder Bearbeiten ist die IBAN Pflicht und wird auf Gültigkeit geprüft. Ohne eigenen „Kontoinhaber“ wird der Name des Kontakts als Vorschlag angezeigt.
- Wird die Bank anhand der IBAN erkannt, werden „Bank“, „BIC“ und „BLZ“ automatisch ausgefüllt und gesperrt. Um sie selbst zu überschreiben, schalte Bankdaten manuell bearbeiten ein.
Anmerkungen
Der Reiter Anmerkungen listet alle Notizen zum Kontakt mit den Spalten „Datum“, „Benutzer“, „Überschrift“ und „Anmerkungen“. Die neuesten Anmerkungen stehen oben. Unter „Benutzer“ steht, wer die Anmerkung verfasst hat. Du kannst nach Benutzer, Überschrift und Anmerkungstext suchen und nach allen Spalten sortieren. Vorhandene Anmerkungen änderst oder entfernst du in ihrer Zeile über „Bearbeiten“ oder „Löschen“.
Zeiterfassung
Der Reiter Zeiterfassung zeigt die erfassten Zeiträume des Kontakts mit den Spalten „von“, „bis“ und „Beschreibung“. Die neuesten Zeiträume stehen oben. Den Reiter siehst du nur, wenn bei euch die Zeiterfassung genutzt wird und sie für diesen Kontakt aktiv ist.
Reiter von Apps
Habt ihr Apps installiert und aktiviert, die das Kontaktprofil erweitern, bekommt das Profil zusätzliche Reiter. Sie tragen den Namen, den die App vorgibt, und zeigen die App direkt zum geöffneten Kontakt an. Ist die App nicht verfügbar, erscheint der Hinweis „Tool nicht verfügbar.“
Häufige Fragen
Woran erkenne ich die aktive Adresse eines Kontakts?
Im Reiter „Adressen“ ist die aktive Adresse blau hinterlegt. Bei ihr fehlt außerdem das Häkchen-Symbol „Als aktive Adresse festlegen“.
Warum sehe ich die Schaltfläche „Bearbeiten“ in einem Reiter nicht?
„Bearbeiten“ erscheint nur, wenn du Kontakte bearbeiten darfst. Bist du schon in der Bearbeitung, siehst du stattdessen „Speichern“ und „Abbrechen“.
Kann ich einer bestehenden Anmerkung nachträglich eine Wiedervorlage hinzufügen?
Nein. Eine Wiedervorlage richtest du nur beim Anlegen einer neuen Anmerkung ein. Lege dafür eine neue Anmerkung mit aktivierter Wiedervorlage an.
Warum kann ich Bank, BIC und BLZ einer Bankverbindung nicht ändern?
Die Bankdaten wurden anhand der IBAN automatisch erkannt und sind deshalb gesperrt. Schalte „Bankdaten manuell bearbeiten“ ein, um sie zu überschreiben.