Kontakte verwalten

In der Kontaktliste legst du Kontakte an. Mit dem Schnell-Kontakt geht das auch über einen kompakten Dialog. Du kannst Kontakte aus einer Datei oder aus Freitext übernehmen, direkt in der Tabelle bearbeiten und eine Auswertung öffnen. Für mehrere ausgewählte Kontakte ordnest du in einem Schritt Segmente zu, druckst Adressetiketten oder beendest Mitgliedschaften. Im persönlichen Bereich pflegst du die Kontakte, für die du zuständig bist, mit ihren Adressen und Anmerkungen.

#Kontakt anlegen

1. Öffne die Kontaktliste unter Kontakte.#
2. Klicke auf Neu anlegen.#
3. Fülle das Formular mit den Kontaktdaten aus.#

   Wenn bei euch die Mitgliederverwaltung freigeschaltet ist, enthält das Formular auch die Mitgliedsnummer und die Mitgliedschaftszeiträume. Sind Gruppen freigeschaltet, kannst du zusätzlich Gruppenmitgliedschaften erfassen.

4. Speichere den neuen Kontakt.#

#Kontakt schnell erfassen

1. Öffne die Kontaktliste unter Kontakte.#
2. Klicke auf Schnell-Kontakt.#

   Der Dialog Kontakt schnell erstellen öffnet sich.

3. Trage den Name ein.#

   Der Name ist ein Pflichtfeld.

4. Trage bei Bedarf Email-Adresse, Straße und Hausnummer, PLZ und Ort ein.#
5. Füge bei Bedarf unter Gruppenmitgliedschaften über Hinzufügen eine Zeile hinzu. Wähle dort Gruppe, Rolle und Beginn.#

   Eine Rolle kannst du erst wählen, wenn du eine Gruppe ausgewählt hast. Als Beginn ist das heutige Datum voreingestellt.

6. Klicke auf Speichern.#

   Du siehst die Meldung „Kontakt wurde erstellt“.

#Kontakte aus einer Datei importieren

1. Öffne die Kontaktliste unter Kontakte.#
2. Öffne oben in der Kopfzeile das Menü mit weiteren Aktionen.#
3. Wähle Importieren.#
4. Wähle die Datei mit den Kontakten aus und schließe den Import ab.#

   Die Kontakte aus der Datei werden in die Kontaktliste übernommen.

#Kontakt aus Freitext übernehmen

1. Öffne die Kontaktliste unter Kontakte.#
2. Öffne oben in der Kopfzeile das Menü mit weiteren Aktionen und wähle den Eintrag zum Übernehmen eines Kontakts aus Freitext.#
3. Füge den Text mit den Kontaktdaten ein, zum Beispiel eine E-Mail-Signatur.#
4. Bestätige deine Eingabe.#

   Aus den erkannten Angaben wird ein Kontakt angelegt.

#Direktbearbeitung in der Tabelle ein- oder ausschalten

1. Öffne die Kontaktliste unter Kontakte.#
2. Öffne oben in der Kopfzeile das Menü mit weiteren Aktionen und klicke auf Direktbearbeitung.#

   Die Tabelle wird neu geladen. Ist die Direktbearbeitung eingeschaltet, steht der Eintrag im Menü fett und farbig hervorgehoben.

3. Bearbeite die Kontakte direkt in der Kontakttabelle.#
4. Klicke erneut auf Direktbearbeitung, um sie wieder auszuschalten.#

#Auswertung der Kontakte öffnen

1. Öffne die Kontaktliste unter Kontakte.#
2. Öffne oben in der Kopfzeile das Menü mit weiteren Aktionen und wähle Auswertung.#

   Du gelangst zur statistischen Auswertung deiner Kontakte.

#Zufällige Testkontakte erzeugen

1. Öffne die Kontaktliste unter Kontakte.#
2. Öffne oben in der Kopfzeile das Menü mit weiteren Aktionen und wähle den Eintrag zum Erzeugen zufälliger Testkontakte.#

   Es werden zufällige Beispielkontakte angelegt, zum Beispiel zum Ausprobieren oder für Tests.

#Mitgliedschaften mehrerer Kontakte beenden

1. Öffne die Kontaktliste unter Kontakte.#
2. Markiere in der Tabelle die Kontakte, deren Mitgliedschaften du beenden willst.#
3. Öffne das Menü für die ausgewählten Einträge und wähle den Eintrag zum Beenden der Mitgliedschaften.#
4. Schließe die Aktion ab.#

   Die Mitgliedschaften aller ausgewählten Kontakte werden in einem Schritt beendet.

#Adressetiketten drucken

1. Öffne die Kontaktliste unter Kontakte.#
2. Markiere in der Tabelle die Kontakte, für die du Etiketten brauchst.#
3. Öffne das Menü für die ausgewählten Einträge und wähle den Eintrag zum Drucken von Adressetiketten.#

   Du erhältst druckfertige Adressetiketten für die ausgewählten Kontakte.

#Kontakte Segmenten zuordnen oder daraus entfernen

1. Öffne die Kontaktliste unter Kontakte oder die Kontakte in deinem persönlichen Bereich.#
2. Markiere in der Tabelle die gewünschten Kontakte.#
3. Öffne das Menü für die ausgewählten Einträge und wähle Zu Segment hinzufügen oder Aus Segment entfernen.#
4. Wähle im Dialog ein oder mehrere Segmente aus und bestätige.#

   Die ausgewählten Kontakte werden den Segmenten hinzugefügt oder daraus entfernt.

#Adressen ansehen und aktive Adresse festlegen

1. Öffne den gewünschten Kontakt in der Kontaktliste oder im persönlichen Bereich über Kontakt ansehen.#
2. Wechsle zum Bereich Adressen.#

   Die Tabelle zeigt Typ, Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Bundesland und Land. Die aktive Adresse ist farbig hervorgehoben.

3. Klicke in der Zeile der gewünschten Adresse auf das Häkchen-Symbol Als aktive Adresse festlegen.#
4. Bestätige die Rückfrage.#

   Die Adresse ist jetzt die aktive Adresse des Kontakts.

#Anmerkungen zu einem Kontakt ansehen

1. Öffne in deinem persönlichen Bereich die Kontakte.#
2. Öffne den Kontakt über Kontakt ansehen.#
3. Wechsle zum Bereich Anmerkungen.#

   Die Liste zeigt Datum, Benutzer, Überschrift und Anmerkungen. Die neuesten Anmerkungen stehen oben. Du kannst nach Überschrift und Anmerkungstext suchen und sortieren.

#Mitglieder in der Kontaktliste anzeigen

1. Öffne die Kontaktliste unter Kontakte.#
2. Klicke über der Tabelle auf den Reiter Mitglieder.#

   Die Zahl am Reiter zeigt, wie viele aktive Mitglieder es gibt. Die Ansicht zeigt nur Kontakte mit einem Mitgliedschaftsstatus. Voreingestellt ist der Filter auf aktive Mitglieder.

3. Passe bei Bedarf den Filter für den Mitgliedschaftsstatus an, um zum Beispiel auch Kontakte mit einem anderen Status zu sehen.#

#Kontaktliste

Die Kontaktliste findest du unter Kontakte. Sie ist nach Name sortiert und zeigt je Seite 5, 10, 25, 50, 100 oder 200 Einträge.

• Spalten: unter anderem Kontaktnummer, Typ, Titel, Name, Vorname, Nachname, Anrede, Segmente, Newsletter, Email-Adresse, Webseite, Geburtstag, Geschlecht, Adressangaben, Sprache, Beziehungen, Postweg gesperrt, Anmerkungen, Mitgliedschaftsstatus, Gruppenmitgliedschaften, Spendensumme und Erstellungsdatum.
• Filter: zum Beispiel nach Mitgliedschaftsstatus, Spenden, Paaren, Segmenten, Newslettern, Geschlecht, Typ, Sprache, Land, Bundesland, Beziehungen, Gruppenmitgliedschaft und gesperrtem Postweg. Die Filter werden erst angewendet, wenn du sie im Filterfenster bestätigst.
• Die Suche berücksichtigt auch sichtbare eigene Felder. Formatierte Werte wie ein Datum oder ein Betrag werden so gesucht, wie du sie eingibst.
• In jeder Zeile öffnest du den Kontakt zum Ansehen oder Bearbeiten.
• Im Menü mit weiteren Aktionen in der Kopfzeile findest du neben den oben beschriebenen Einträgen auch Exportieren und Dublettenmanagement.
• Im Menü für ausgewählte Einträge findest du neben den oben beschriebenen Aktionen auch das Hinzufügen zu Newslettern, das Anschreiben der Kontakte und das Löschen.

#Kontakte im persönlichen Bereich

In deinem persönlichen Bereich findest du unter Kontakte alle Kontakte, für die du zuständig bist. Die Liste ist nach Name sortiert und zeigt je Seite 5, 10, 25, 50 oder 100 Einträge.

• Sichtbare Spalten: Name, Segmente und Email-Adresse.
• Weitere Spalten kannst du einblenden, zum Beispiel Kontaktnummer, Typ, Titel, Vorname, Nachname, Anrede, Webseite, Geburtstag, Geschlecht, Telefonnummern, Postweg gesperrt, Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land, Anmerkungen und Erstellt am.
• Filter: Einzelpersonen von Paaren ausblenden (ist voreingestellt), Segmente, Geschlecht, Typ und Postweg gesperrt.
• In jeder Zeile: Kontakt ansehen und Kontakt bearbeiten. Beim geöffneten Kontakt wechselst du zwischen der Ansicht, Adressen und Anmerkungen.
• Im Menü für ausgewählte Einträge findest du Zu Segment hinzufügen und Aus Segment entfernen.

#Bankverbindungen

Öffne einen Kontakt in der Kontaktliste und wechsle zu Bankverbindungen. Die Zahl daneben zeigt, wie viele Bankverbindungen hinterlegt sind. Die Tabelle zeigt IBAN, Kontoinhaber, Bank und BIC. Die BLZ kannst du einblenden. Die Spalte automatisch zeigt, ob die Bankverbindung aus einem Banking-Import erstellt und seitdem nicht manuell bearbeitet wurde.

#Dokumente

Beim geöffneten Kontakt findest du unter Dokumente alle Dokumente des Kontakts mit Name, Typ und Quelle. Die Zahl daneben zeigt, wie viele es sind. Über Hinzufügen verknüpfst du ein oder mehrere Dokumente. Über Download öffnest du eine Datei in einem neuen Tab. Direkt verknüpfte Dokumente kannst du nach einer Rückfrage wieder entfernen.

#Spenden

Unter Spenden siehst du die Spenden des Kontakts mit Datum, Typ, Beschreibung, Projekt, Bescheinigung und Betrag, die neuesten zuerst. Unter dem Betrag steht die Summe. Gibt es mehrere Konten, kannst du die Spalte Konto einblenden. Du kannst nach Projekt, Typ und Datum filtern. Ein Klick auf eine Zeile öffnet das zugehörige Finanzereignis. Pro Spende kannst du eine Spendenbescheinigung erstellen, anzeigen oder herunterladen.

#Spendenbescheinigungen

Unter Spendenbescheinigungen siehst du alle Bescheinigungen des Kontakts, die neuesten zuerst, unter anderem mit Zeitraum, Versandweg und Versandstatus. Jede Bescheinigung kannst du anzeigen oder herunterladen. Spenden und Spendenbescheinigungen erscheinen nur, wenn Spenden für dich freigeschaltet sind.

#Finanzereignisse

Unter Finanzereignisse siehst du die Buchungen zum Kontakt mit Datum, Beschreibung, Typ, Projekt und Betrag, die neuesten zuerst. Negative Beträge sind rot, unten steht die Summe. Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Finanzereignis. Den Bereich siehst du nur, wenn die Buchhaltung für dich freigeschaltet ist.

#Förderanträge

Unter Förderanträge siehst du die Anträge des Kontakts mit Bezeichnung, Beginn, Ende, Status, Betrag und erhaltenem Betrag. Unter dem Betrag steht die Summe. Ein Klick öffnet den Förderantrag. Den Bereich siehst du nur, wenn Budgets für dich freigeschaltet sind und der Kontakt mindestens einen Förderantrag hat.

#Zeiterfassung

Unter Zeiterfassung siehst du die erfassten Zeiten des Kontakts mit von, bis und Beschreibung, die neuesten zuerst. Den Bereich siehst du nur, wenn die Zeiterfassung für dich freigeschaltet und beim Kontakt aktiviert ist.

#Dublettenmanagement

Das Dublettenmanagement öffnest du in der Kontaktliste über das Menü mit weiteren Aktionen. Dort findest du mögliche doppelte Kontakte. Über Dubletten finden wählst du unter Felder mindestens eines der Felder Email-Adresse, Name, Vorname oder Nachname. Mit Exakte Suche (voreingestellt) müssen die Werte genau gleich sein. Ohne exakte Suche reicht es bei Namensfeldern, dass sie ähnlich klingen. E-Mail-Adressen werden immer exakt verglichen. Personen, Organisationen und Ehepaare werden nur mit Kontakten desselben Typs verglichen. Mit Vorname oder Nachname werden nur Personen berücksichtigt.

• Spalten: Gemeinsamkeit, Hauptkontakt (auswählbar), Hauptkontakt öffnen, Weitere Kontakte und Infos.
• In jeder Zeile: Kontakte verschmelzen.
• Für ausgewählte Einträge: Weitere Kontakte löschen (nur Hauptkontakt lassen), Hauptkontakt zu Segment hinzufügen; andere entfernen und Ignorieren/Ausblenden.

#Kontakte verschmelzen

Über Kontakte verschmelzen im Dublettenmanagement führst du zwei Kontakte zusammen. Du gehst die Schritte Kontakte, Felder, Verknüpfungen und Bestätigung durch. Du wählst den Hauptkontakt, der erhalten bleibt, und den Quellkontakt, der entfernt wird. Bei abweichenden Feldern entscheidest du, welcher Wert bleibt, und du prüfst die Verknüpfungen, die übernommen werden. Leere Felder des Hauptkontakts werden ergänzt.

#Häufige Fragen