Projekte

Mit Projekten ordnest du Einnahmen, Ausgaben und Spenden deiner Organisation einzelnen Vorhaben zu. Zu jedem Projekt gibt es eine Übersicht mit Guthaben und Monatsauswertungen. Je nachdem, welche Bereiche für dich freigeschaltet sind, findest du außerdem die Listen Spenden, Spender und Finanzereignisse. Hier erfährst du, wie du Projekte erstellst, beendest, reaktivierst und ihnen Mittel zuweist.

#Projekt erstellen

1. Öffne die Projektliste Projekte.#
2. Klicke oben auf Projekt erstellen.#
3. Trage im Feld Name den Projektnamen ein.#

   Das Feld ist Pflicht. Jeder Name darf nur einmal vergeben werden.

4. Prüfe bei Bedarf die Nummer.#

   Das Feld siehst du nur, wenn deine Organisation Projektnummern verwendet. Die nächste Projektnummer ist bereits eingetragen. Jede Nummer darf nur einmal vorkommen.

5. Wähle bei Bedarf ein Übergeordnetes Projekt aus.#

   So legst du das neue Projekt als Unterprojekt an. Zur Auswahl stehen nur aktive Projekte ohne Enddatum.

6. Lege das Startdatum fest.#

   Das Feld ist Pflicht und bereits mit einem Vorschlag ausgefüllt. Das Datum muss der erste Tag eines Monats sein und darf nicht vor dem Startdatum des übergeordneten Projekts liegen.

7. Entscheide, ob das Projekt ein Spendenprojekt ist.#

   Die Option Als Spendenprojekt verwenden ist bereits aktiviert. Schaltest du sie aus, steht das Projekt bei der Spenden-Erfassung nicht zur Auswahl und du kannst keine Spenden darauf buchen. Ist die Option aktiv, kannst du im Feld Zuweisungsbegriffe Begriffe für die automatische Zuordnung von Spenden hinterlegen: Schreibe den Begriff in das Feld und drücke Enter.

8. Hinterlege bei Bedarf Projektsalden über Projektsaldo hinzufügen.#

   Gib für jeden Saldo ein Datum und einen Betrag ein. Stimmt das Datum mit dem Startdatum überein, ist es ein Eröffnungssaldo, also das Projektguthaben zum Startdatum. Bei jedem anderen Datum ist es ein Korrektursaldo. Setzt du keinen Saldo, siehst du den Hinweis „Keine Projektsalden gesetzt, Eröffnungssaldo ist 0.“

9. Ergänze bei Bedarf weitere angezeigte Angaben, zum Beispiel Projektleiter.#
10. Speichere das neue Projekt mit der Schaltfläche zum Erstellen.#

#Projekt beenden

1. Öffne in der Projektliste Projekte das gewünschte Projekt.#
2. Klicke oben auf der Seite Übersicht auf die Schaltfläche zum Bearbeiten.#
3. Öffne oben auf der Bearbeitungsseite das Aktionsmenü und wähle Projekt beenden.#

   Ist der Eintrag ausgegraut, kannst du das Projekt gerade nicht beenden. Fährst du mit der Maus darüber, siehst du die Gründe, zum Beispiel den aktuellen Saldo oder die Namen der aktiven Unterprojekte.

4. Wähle im Dialog „Wähle das Enddatum für dieses Projekt.“ das Enddatum.#

   Vorausgewählt ist das heutige Datum. Das Enddatum muss zwischen dem Startdatum des Projekts und heute liegen.

5. Klicke auf Speichern.#

   Hat es geklappt, erscheint die Meldung „Projekt wurde beendet.“ Andernfalls zeigt der Dialog, warum das Projekt nicht beendet werden kann.

#Beendetes Projekt reaktivieren

1. Öffne in der Projektliste Projekte das beendete Projekt.#
2. Klicke oben auf der Seite Übersicht auf die Schaltfläche zum Bearbeiten.#
3. Öffne oben das Aktionsmenü und wähle Projekt reaktivieren.#

   Den Eintrag gibt es nur bei Projekten mit Enddatum.

4. Bestätige die Rückfrage „Dies wird das Enddatum entfernen und das Projekt wieder aktivieren.“ mit Speichern.#

   Hat es geklappt, erscheint die Meldung „Projekt wurde reaktiviert.“

#Projekten Mittel zuweisen

1. Öffne die Projektliste Projekte.#
2. Klicke oben auf Mittel zuweisen.#
3. Fülle das angezeigte Formular aus und bestätige deine Eingabe.#

#Projektliste

Die Liste Projekte zeigt alle Projekte deiner Organisation, Unterprojekte eingerückt unter ihrem übergeordneten Projekt. Die Reihenfolge richtet sich nach der Sortierung der Projekte in den Projekt-Einstellungen. Mit dem Filter Nur aktive Projekte blendest du beendete Projekte aus. Über Projekt ansehen öffnest du die Übersicht eines Projekts. Oben findest du außerdem die Schaltflächen Projekt erstellen und Mittel zuweisen.

#Übersicht

Öffnest du ein Projekt, landest du auf der Seite Übersicht. Von dort wechselst du über die Projektnavigation zu Spenden, Spender und Finanzereignisse. Die Übersicht zeigt:

• Einen Hinweis zu den Projektdaten, zum Beispiel „Das Projekt wurde am … begonnen.“, „Dieses Projekt wurde am … beendet.“ oder „Das Projekt lief vom … - …“.
• Guthaben: den aktuellen Saldo des Projekts. Bei beendeten Projekten wird er nicht angezeigt.
• Eine Zeitraumauswahl, mit der du festlegst, welche Monate die Auswertungen zeigen.
• Monatlicher Finanz-Überblick: Einnahmen und Ausgaben je Kategorie für jeden Monat des gewählten Zeitraums, mit Gesamtwerten und den Salden der Monate.
• Finanzereignisse der letzten 30 Tage: mit Datum, Beschreibung, Typ und Betrag. Bei beendeten Projekten wird die Tabelle nicht angezeigt.
• Die Diagramme Spenden pro Monat, Einnahmen / Ausgaben und Guthaben gesamt (jeweils zum Ende des Monats).
• Ausführlicher monatlicher Finanz-Überblick: Summen je Typ für jeden Monat und in der Spalte Betrag für den ganzen Zeitraum. Klickst du auf einen Betrag, öffnen sich die passenden Finanzereignisse, gefiltert nach Typ und Monat. Über die Summenzeile öffnest du alle Finanzereignisse eines Monats.

#Spenden

Die Seite Spenden öffnest du im Projekt über die Projektnavigation. Sie ist nur verfügbar, wenn deine Organisation die Spendenfunktion nutzt. Die Liste zeigt alle Spenden des Projekts unabhängig vom gewählten Zeitraum, die neuesten zuerst. Du kannst nach Typ (Mehrfachauswahl) und nach einem Zeitraum im Feld Datum filtern und in der Beschreibung suchen. Ein Klick auf eine Zeile öffnet das zugehörige Finanzereignis. Die Spalten sind:

• Datum und der Name des Kontakts
• Typ und Beschreibung (lange Texte siehst du vollständig, wenn du mit der Maus darüberfährst)
• Konto: nur bei mehr als einem Konto, standardmäßig ausgeblendet
• Projekt: nur bei Projekten mit Unterprojekten, standardmäßig ausgeblendet
• Bescheinigung: Schalter, ob für die Spende eine Bescheinigung ausgestellt werden soll. Er ist gesperrt, wenn du keine Spenden bearbeiten darfst oder bereits eine Bescheinigung erstellt wurde.
• Betrag mit der Summe am Tabellenende

#Spender

Die Seite Spender öffnest du im Projekt über die Projektnavigation. Sie ist nur verfügbar, wenn deine Organisation Spenden und Kontakte nutzt. Sie listet alle Kontakte, die im gewählten Zeitraum an das Projekt oder seine Unterprojekte gespendet haben, mit Anzahl Spenden und Gesamtbetrag. Am Tabellenende stehen die Anzahl der Spender und die Summen. Ein Klick auf den Namen öffnet den Kontakt.

• Nummer und Name: sortier- und durchsuchbar
• Email-Adresse, Adresszeile 1, Adresszeile 2, PLZ, Ort und Land: direkt in der Tabelle änderbar; Adresszeile 2 und Land sind standardmäßig ausgeblendet
• Spendenbescheinigungen: wie der Spender seine Spendenbescheinigungen erhält, ebenfalls direkt änderbar
• Projekt: nur bei Projekten mit Unterprojekten, standardmäßig ausgeblendet
• Anzahl Spenden und Gesamtbetrag im gewählten Zeitraum

#Finanzereignisse

Die Seite Finanzereignisse öffnest du im Projekt über die Projektnavigation oder über einen Betrag im Ausführlicher monatlicher Finanz-Überblick. Sie ist nur verfügbar, wenn deine Organisation die Buchhaltung nutzt. Die Liste zeigt alle Finanzereignisse des Projekts unabhängig vom gewählten Zeitraum, die neuesten zuerst, mit den Spalten Datum, Name des Kontakts, Beschreibung, Typ, Kategorie und Betrag mit Summe. Die Spalte Konto gibt es nur bei mehr als einem Konto, die Spalte Projekt nur bei Projekten mit Unterprojekten; beide sind standardmäßig ausgeblendet. Du kannst nach Kategorie, Typ und Datum filtern und in der Beschreibung suchen.

#Projekt-Einstellungen

In den Einstellungen gibt es einen Bereich für Projekte. Ihn sehen nur Administratoren deiner Organisation. Dort legst du fest:

• Projektnummern verwenden: ob Projekte eine Projektnummer haben, die bei der Auswahl von Projekten angezeigt wird
• Sortierung der Projekte: in welcher Reihenfolge Projekte angezeigt werden (Pflichtfeld)
• Berechtigungen verwalten: ob der Zugriff von Benutzern auf Projekte über Berechtigungen gesteuert wird

#Häufige Fragen