Newsletter

Mit Newslettern gestaltest du E-Mails im Editor und schickst sie an ausgewählte Newsletter-Listen. Vor dem Versand kannst du sie mit Vorschau und Testmail prüfen. Nutze die Funktion, wenn du deine Kontakte per E-Mail informieren willst. Nach dem Versandstart siehst du, wem der Newsletter zugestellt wurde und wer ihn geöffnet oder einen Link geklickt hat.

Die Übersicht findest du im Bereich Kommunikation unter Newsletter. Jeder Newsletter hat die Seiten Inhalt und Versenden. Sobald der Versand begonnen hat, kommt die Seite Empfänger dazu. Klickst du in der Übersicht auf einen Newsletter, öffnet sich die Seite Inhalt.

#Newsletter anlegen

1. Öffne im Bereich Kommunikation die Übersicht Newsletter.#
2. Klicke oben auf die Schaltfläche zum Anlegen eines neuen Newsletters.#

   Es öffnet sich ein Fenster.

3. Gib unter Name eine Bezeichnung ein (Pflichtfeld).#

   Der Name dient nur als interne Bezeichnung und wird nicht öffentlich angezeigt. Der Betreff kann anders lauten.

4. Wähle unter Newsletter-Listen mindestens eine Liste aus (Pflichtfeld).#

   Zur Auswahl stehen nur Listen, auf die du Zugriff hast. Hast du nur auf eine einzige Liste Zugriff, ist das Feld ausgeblendet und diese Liste wird automatisch verwendet. Über den Link Newsletter-Listen verwalten kommst du zu den Einstellungen für Newsletter.

5. Schränke bei Bedarf unter Segmente die Empfänger ein (optional).#

   Dann bekommen nur Kontakte den Newsletter, die in mindestens einem der ausgewählten Segmente sind.

6. Bestätige das Anlegen.#

   Die Standardeinstellungen werden übernommen. Danach öffnet sich direkt die Seite Inhalt mit dem Editor, in dem du den Newsletter gestaltest.

#Newsletter umbenennen

1. Klicke in der Übersicht Newsletter in der Zeile des Newsletters auf das Stift-Symbol Umbenennen.#

   Es öffnet sich das Fenster Newsletter umbenennen.

2. Gib unter Name den neuen Namen ein (Pflichtfeld).#

   Vorbelegt ist der bisherige Name.

3. Speichere die Änderung.#

   Du erhältst die Meldung „Die Änderungen wurden gespeichert.“

#Newsletter duplizieren

1. Klicke in der Übersicht Newsletter in der Zeile des Newsletters auf das Symbol Duplizieren.#

   Bei älteren Newslettern aus dem früheren Editor heißt die Schaltfläche Als Kopie im neuen Editor öffnen.

2. Prüfe unter Name den Namen der Kopie und passe ihn bei Bedarf an (Pflichtfeld).#

   Vorbelegt ist der bisherige Name mit dem Zusatz „Kopie“.

3. Bestätige das Duplizieren.#

   Die Kopie übernimmt Inhalt, Newsletter-Listen und Segmente des Originals. Versandzeit und Versandstatus werden zurückgesetzt, die Kopie ist also weder geplant noch versendet.

#Countdown einfügen

1. Öffne den Newsletter auf der Seite Inhalt.#
2. Klicke oben auf Countdown (Uhr-Symbol).#

   Es öffnet sich das Fenster Countdown einfügen oder aktualisieren.

3. Wähle unter Enddatum und Uhrzeit den Zeitpunkt, bis zu dem heruntergezählt wird (Pflichtfeld).#

   Vorbelegt ist der zuletzt gewählte Zeitpunkt oder ein Zeitpunkt in sieben Tagen. Zeitpunkte in der Vergangenheit kannst du nicht wählen.

4. Lege Hintergrundfarbe, Flächen- und Beschriftungsfarbe und Ziffernfarbe fest (Pflichtfelder).#

   Hintergrund und Ziffern sind mit Weiß vorbelegt, die Flächen- und Beschriftungsfarbe mit der Hauptfarbe deines Newsletters. Hast du schon einmal einen Countdown eingefügt, sind die zuletzt gewählten Farben vorbelegt.

5. Klicke auf Einfügen oder aktualisieren.#

   Du erhältst die Meldung „Countdown wurde eingefügt oder aktualisiert.“

#Editor im Vollbild öffnen

1. Öffne den Newsletter auf der Seite Inhalt.#
2. Klicke oben auf die Schaltfläche mit den nach außen zeigenden Pfeilen.#

   Der Editor füllt dann den ganzen Bildschirm aus und du kannst bequemer gestalten.

#Newsletter als PDF herunterladen

1. Öffne den Newsletter auf der Seite Inhalt.#
2. Öffne oben das Menü mit weiteren Aktionen.#
3. Klicke auf Als PDF herunterladen.#

   Die PDF-Datei wird heruntergeladen und ist nach dem Newsletter benannt.

#Newsletter als Vorlage speichern

#An den ersten Empfänger senden

#Vorschau anzeigen

1. Öffne den Newsletter auf der Seite Versenden.#
2. Klicke auf Vorschau.#

   In einem Seitenpanel siehst du, wie der fertige Newsletter aussieht.

3. Schließe das Seitenpanel, wenn du fertig bist.#

#Testmail versenden

1. Öffne den Newsletter auf der Seite Versenden.#
2. Klicke auf Testmail versenden.#
3. Prüfe die Email-Adresse und passe sie bei Bedarf an.#

   Vorausgefüllt ist deine eigene E-Mail-Adresse. Du kannst jede gültige E-Mail-Adresse eintragen.

4. Bestätige den Versand.#

   Du erhältst die Meldung „Es wurde eine Testmail an … verschickt.“ mit der gewählten Adresse.

#Ungültige E-Mail-Adressen prüfen

1. Starte auf der Seite Versenden den Versand und bestätige ihn (siehe „Newsletter versenden“).#
2. Haben einige Empfänger eine ungültige E-Mail-Adresse, öffnet sich das Fenster Ungültige Email-Adressen.#

   Dort siehst du alle betroffenen Kontakte.

3. Prüfe die Liste. Willst du die Kontakte zuerst korrigieren, brich den Vorgang ab.#
4. Klicke auf Versand fortsetzen, wenn der Newsletter trotzdem an alle gültigen Adressen gehen soll.#

#Newsletter versenden

1. Öffne den Newsletter auf der Seite Versenden.#

   Hier siehst du Absender, Betreff, die gewählten Newsletter-Listen und Segmente sowie die Anzahl der Empfänger mit einer Erklärung, wer dazugehört. Außerdem zeigt die Seite dein Versandkontingent: Grenze, verbraucht und verbleibend.

2. Prüfe bei Bedarf die Empfänger über den Link bei der Empfängeranzahl.#

   Vor dem Versand führt er zur passend gefilterten Kontaktliste, nach dem Versandstart zur Seite Empfänger.

3. Wähle, ob der Newsletter sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt versendet werden soll.#

   Für einen späteren Versand gibst du Datum und Uhrzeit an. Fehlt die Angabe, erscheint „Die Versandzeit muss angegeben werden.“ Liegt der Zeitpunkt nicht in der Zukunft, erscheint „Die Versandzeit muss in der Zukunft liegen.“

4. Klicke auf die Versand-Schaltfläche mit dem Papierflieger-Symbol.#

   Ihre Beschriftung richtet sich nach dem gewählten Versandzeitpunkt.

5. Prüfe in der Bestätigung den Betreff und die Anzahl der Empfänger und bestätige den Versand.#
6. Werden ungültige E-Mail-Adressen gefunden, entscheide im Fenster Ungültige Email-Adressen, ob du fortfahren willst.#

#Empfänger anzeigen

1. Klicke in der Übersicht Newsletter in der Zeile des Newsletters auf das Umschlag-Symbol Empfänger anzeigen.#

   Alternativ öffnest du im Newsletter die Seite Empfänger oder klickst auf der Seite Versenden auf den Link bei der Empfängeranzahl.

2. Suche bei Bedarf nach E-Mail-Adresse oder Name oder sortiere die Liste über die Spaltenköpfe.#
3. Grenze die Liste bei Bedarf über die Filter ein.#

   Filtern kannst du nach Versandzeit, Zustellungszeit, Öffnungszeit, Klickzeit, Abgewiesen und Hart abgewiesen, jeweils danach, ob ein Zeitpunkt vorhanden ist oder nicht.

Die Tabelle zeigt diese Spalten: Email-Adresse, Name, Versandzeit, Zustellungszeit, Öffnungszeit, Klickzeit und Hart abgewiesen. Die Spalten Abgewiesen und Grund sind zunächst ausgeblendet und lassen sich einblenden. Wurde eine E-Mail nicht zugestellt, steht in der Spalte Zustellungszeit zum Beispiel „Hart abgewiesen um … — nicht zugestellt“ oder „Weich abgewiesen um … — Zustellung kann noch folgen“. Fährst du mit der Maus darüber, siehst du den Grund.

#Empfänger exportieren

1. Öffne die Seite Empfänger des versendeten Newsletters (siehe „Empfänger anzeigen“).#
2. Klicke oben in der Tabelle auf die Export-Schaltfläche.#

   Die Empfängerliste wird als Datei heruntergeladen.

#Newsletter im Browser ansehen

1. Öffne als Empfänger die erhaltene Newsletter-E-Mail.#
2. Klicke in der E-Mail auf den Link zum Ansehen im Browser.#

   Der Newsletter öffnet sich als Webseite, so wie er im Postfach angekommen ist, einschließlich persönlicher Angaben.

#Abmeldelink einfügen

1. Öffne den Newsletter auf der Seite Inhalt.#
2. Suche in der Seitenleiste des Editors den Baustein Abmelde-Link.#

   Er steht am Ende der Liste der Bausteine.

3. Zieh den Baustein in den Newsletter, am besten an das Ende.#

   Eingefügt werden eine Trennlinie und der Satz „Falls Du diesen Newsletter nicht mehr erhalten möchtest, kannst Du Dich hier abmelden.“ Die Wörter „hier abmelden“ sind der Abmeldelink.

#Empfänger mit Segmenten einschränken

1. Wähle beim Anlegen des Newsletters unter Segmente ein oder mehrere Segmente aus.#

   Der Newsletter geht dann nur an Kontakte, die eine der gewählten Newsletter-Listen abonniert haben und in mindestens einem der ausgewählten Segmente sind.

2. Prüfe auf der Seite Versenden die Anzahl der Empfänger und die Erklärung, wer dazugehört.#

   Über den Link bei der Empfängeranzahl öffnest du vor dem Versand die passend gefilterte Kontaktliste.

#Übersicht „Newsletter“

Die Übersicht öffnest du im Bereich Kommunikation unter Newsletter. Die neuesten Newsletter stehen oben. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Seite Inhalt. Die Tabelle hat diese Spalten:

• Name, Newsletter-Listen und Segmente.
• Status: zeigt „Versand fehlgeschlagen“, wenn der Newsletter nach mehreren gescheiterten Versuchen automatisch aus der Versandplanung genommen wurde.
• Emails: Anzahl der versendeten E-Mails, vor dem Versandstart „-“.
• Link geklickt, Abmeldungen und Abgewiesen: jeweils Anzahl und Anteil in Prozent der versendeten E-Mails.
• Versandzeit: geplanter oder tatsächlicher Versandzeitpunkt, sortierbar.

Über den Filter Newsletter-Listen zeigst du nur Newsletter bestimmter Listen an. In jeder Zeile gibt es die Symbole Empfänger anzeigen (erst nach Versandstart), Umbenennen, Duplizieren und ein Symbol zum Löschen.

#Einstellungen für Newsletter

Die Einstellungsseite für Newsletter findest du im Bereich Kommunikation. Du erreichst sie auch über den Link Newsletter-Listen verwalten beim Anlegen eines Newsletters. Dort werden die Newsletter-Listen samt Absender-Adresse verwaltet. Im Bereich Gestaltung legst du unter Standard-Schrift fest, mit welcher Schrift neue, leere Newsletter starten. Im Bereich Neue Kontakte automatisch anmelden kannst du festlegen, dass neu angelegte Kontakte mit E-Mail-Adresse automatisch in bestimmte Newsletter-Listen eingetragen werden.

#Abmeldeseite für Empfänger

Über den Abmeldelink im Newsletter gelangen Empfänger auf eine Seite, auf der sie ihre Newsletter-Listen per Schalter an- und abmelden können. Nach einer Abmeldung sehen sie „Abmeldung erfolgreich“ mit dem Angebot „Versehentlich abgemeldet?“ und können die Abmeldung zurücknehmen. Hat die Liste eine Absender-Adresse, bekommen sie bei einer erneuten Anmeldung eine E-Mail und müssen die Anmeldung dort bestätigen („Bestätigung erforderlich“). Abmeldungen über diesen Link zählt die Übersicht in der Spalte Abmeldungen.

#Häufige Fragen