Spendenerfassung
Eingehende Zahlungen werden nacheinander angezeigt und als Spende erfasst. Zahlungen, die keine Spende sind, lassen sich direkt als Finanzereignis buchen. Bereits gebuchte Vorgänge können geöffnet werden. Die Reihenfolge der Zahlungen ist wählbar.
In der Spendenerfassung werden dir eingehende Zahlungen nacheinander angezeigt, damit du sie als Spende erfassen kannst. Nutze sie, um neue Zahlungseingänge abzuarbeiten. Zahlungen, die keine Spende sind, buchst du direkt als Finanzereignis. Bereits gebuchte Vorgänge kannst du öffnen. Die Reihenfolge der Zahlungen legst du selbst fest.
Eine Zahlung, die keine Spende ist, gleich als Finanzereignis buchen
- Öffne im Menü die Seite Spendenerfassung.#
Die nächste offene Zahlung wird dir angezeigt.
- Markiere die angezeigte Zahlung als „keine Spende“.#
Es erscheint die Meldung „Diese Einnahme wurde als "Keine Spende" markiert.“ Gleichzeitig wird dir die nächste offene Zahlung angezeigt.
- Klicke in der Meldung auf Gleich als Finanzereignis buchen.#
Du gelangst direkt zu der Stelle, an der du diese Zahlung als Finanzereignis buchst.
Das Finanzereignis zu einer bereits gebuchten Spende anzeigen
- Öffne in der Spendenerfassung eine Zahlung, die bereits gebucht wurde.#
Es erscheint die Meldung „Diese Transaktion wurde bereits erfasst.“
- Klicke in der Meldung auf Finanzereignis anzeigen.#
Das Finanzereignis, unter dem diese Zahlung gebucht wurde, wird geöffnet.
Die Reihenfolge der Zahlungen wählen
- Öffne im Menü die Seite Spendenerfassung.#
- Klicke oben auf der Seite auf Neueste zuerst, wenn du mit der jüngsten Zahlung beginnen willst, oder auf Älteste zuerst, wenn du mit der ältesten beginnen willst.#
Die Spendenerfassung zeigt dir danach die nächste offene Zahlung in der gewählten Reihenfolge.
Die Seite Spendenerfassung
Auf der Seite Spendenerfassung bearbeitest du immer eine Zahlung nach der anderen. Das siehst du dort:
- In der Überschrift steht, wie viele Zahlungen noch offen sind, zum Beispiel „(noch 12)“. Sind alle erledigt, steht dort „(alles erledigt 😊)“.
- Die aktuelle Zahlung. Hast du mehr als ein Konto verbunden, siehst du zusätzlich, auf welchem Konto die Zahlung eingegangen ist.
- Die Auswahl der Spenderin oder des Spenders: Die Kontakte sind danach sortiert, wie gut sie zum Absender der Zahlung passen. Ist die Übereinstimmung hoch genug, ist der passende Kontakt schon ausgewählt. Du kannst auch einen neuen Kontakt anlegen. Er wird danach automatisch ausgewählt.
- Die Projektauswahl: Du kannst nur Projekte wählen, die für Spenden vorgesehen sind und zum Buchungsdatum der Zahlung passen. Ein passendes Projekt wird dir vorgeschlagen.
- Den Schalter Auf mehrere Projekte aufteilen: Ist er eingeschaltet, erscheint statt der Projektauswahl die Projektaufteilung mit mindestens zwei Zeilen. In jeder Zeile wählst du ein Projekt und gibst einen Betrag ein. Mit Weitere Projektzeile fügst du eine Zeile hinzu. Der Hinweis „Die Beträge müssen in Summe … € ergeben.“ zeigt dir den Gesamtbetrag der Zahlung.
Wurde eine Spende erfasst, erscheint die Meldung „Die Spende wurde erfolgreich erfasst“.
Einstellungen zur Spendenerfassung
Die Einstellungen zur Spendenerfassung findest du in den Einstellungen im Bereich für Spenden. Sie stehen dir zur Verfügung, wenn der Spendenbereich bei euch aktiv ist und du ihn konfigurieren darfst. Diese Abschnitte gibt es:
- Allgemein: Mit Kontaktnummer verwenden zeigt dir die Auswahl der Spenderin oder des Spenders zusätzlich die Kontaktnummer an.
- PayPal-Gebühren: Hier legst du fest, wer die Kosten für PayPal-Gebühren eingehender Spenden trägt. Zur Wahl stehen „Das Projekt, das die Spende empfängt, trägt die Gebühren“ und „Gebühren nicht automatisch mitbuchen“. Bei der Spendenerfassung können die zugehörigen Gebühren so gleich mitgebucht werden.
- Spendenformular-Plattformgebühr: Unter Aufwandskonto für die Plattformgebühr gibst du das SKR-Konto an, auf das die NGO.tools-Plattformgebühr für Spenden über das Spendenformular gebucht wird. Standard ist 68550 (Nebenkosten des Geldverkehrs).
- Buchung auf Spendenkonten: Ist Vereinfachte Spendenbuchung eingeschaltet, werden alle Spenden auf das Standard-Spendenkonto gebucht. Ist sie ausgeschaltet, siehst du, welches Konto jeweils verwendet wird: für „Geldspende mit Zuwendungsbestätigung“, „Geldspende ohne Zuwendungsbestätigung“, „Sachspende mit Zuwendungsbestätigung“ und „Sachspende ohne Zuwendungsbestätigung“.
Häufige Fragen
Woran erkenne ich, wie viele Zahlungen noch offen sind?
In der Überschrift der Seite steht die Anzahl, zum Beispiel „(noch 12)“. Sind alle Zahlungen erledigt, steht dort „(alles erledigt 😊)“.
Was passiert, wenn ich eine Zahlung als „keine Spende“ markiere?
Die Zahlung wird nicht als Spende erfasst und die nächste offene Zahlung wird angezeigt. Über „Gleich als Finanzereignis buchen“ in der Meldung kannst du sie direkt als Finanzereignis buchen, falls die Schaltfläche angeboten wird.
Warum erscheint die Meldung „Diese Transaktion wurde bereits erfasst.“?
Die Zahlung wurde bereits gebucht und kann nicht noch einmal erfasst werden. Mit „Finanzereignis anzeigen“ öffnest du die bestehende Buchung.
In welcher Reihenfolge werden die Zahlungen angezeigt?
Voreingestellt ist „Älteste zuerst“. Oben auf der Seite kannst du auf „Neueste zuerst“ umstellen. Öffnest du die Seite neu, gilt wieder „Älteste zuerst“.