Dienstplanung

Mit der Dienstplanung richtest du Dienste für eure Veranstaltungen ein. Du legst fest, welche Personen oder Teams dafür eingeteilt werden können, und verschickst den Dienstplan. Als Helferin oder Helfer gibst du in deinem persönlichen Bereich an, wann du verfügbar bist. Dort siehst du auch, wo du eingeteilt bist.

#Veranstaltungsdienst erstellen

1. Öffne in den Einstellungen die Seite mit den Veranstaltungsdiensten.#

   Die Tabelle zeigt alle Dienste nach Name sortiert. Sie hat die Spalten „Name“, „Koordinatoren“, „Benachrichtigungen“, „Dienst wird durch Team durchgeführt“ und „Beinhaltet Musik“. Ist die Nextcloud-Anbindung aktiv, gibt es zusätzlich die Spalte „Datei-Uploads erlauben“. Du kannst nach Name und Koordinatoren suchen.

2. Klicke auf Veranstaltungsdienst erstellen.#

   Ein Fenster mit derselben Überschrift öffnet sich.

3. Gib im Feld Name einen Namen für den Dienst ein.#

   Das Feld ist ein Pflichtfeld.

4. Setze bei Bedarf die passenden Häkchen.#

   „Dienst wird durch Team durchgeführt“: Du teilst Teams statt einzelner Personen ein. „Beinhaltet Musik“: Der Dienst ist ein Musikdienst. „Überbesetzung möglich“: Du darfst über den Bedarf hinaus einteilen. „Geburtstags-Benachrichtigung“: Die Geburtstags-Benachrichtigung ist für diesen Dienst eingeschaltet. „Datei-Uploads erlauben“ erscheint nur, wenn die Nextcloud-Anbindung aktiv ist.

5. Wähle unter Koordinatoren eine oder mehrere Personen aus.#

   Die Koordinatoren teilen den Dienst anschließend auf der Seite „Diensteinteilung“ ein.

6. Wähle unter Benachrichtigungen einen oder mehrere Zeitpunkte aus.#

   Zu diesen Zeitpunkten bekommen die Koordinatoren eine Benachrichtigung, falls noch Einteilungen fehlen.

7. Bestätige das Fenster, um den Dienst anzulegen.#

#Offene Verfügbarkeitsabfragen ansehen

1. Öffne in deinem persönlichen Bereich die Seite mit deinen Verfügbarkeiten.#

   Oben siehst du für jeden deiner Dienste eine Schaltfläche. Beim Öffnen sind alle Dienste ausgewählt.

2. Blende bei Bedarf einzelne Dienste aus oder wieder ein.#

   Klicke dazu oben auf die Schaltfläche des Dienstes.

3. Sieh dir die Veranstaltungen darunter an.#

   Sie stehen in zeitlicher Reihenfolge. Zu jeder Veranstaltung und jedem Dienst siehst du deine bisherige Angabe zur Verfügbarkeit.

#Verfügbarkeiten in der Gesamtübersicht ansehen

1. Öffne in der Navigation die Seite Diensteinteilung.#
2. Wähle oben im Auswahlfeld den Dienst aus.#

   Hier stehen nur Dienste zur Wahl, die du koordinierst. Beim ersten Öffnen ist der erste davon ausgewählt.

3. Lege den Zeitraum mit von und bis fest.#

   Voreingestellt ist der Zeitraum von heute bis in drei Monaten. Beide Felder sind Pflichtfelder.

4. Klicke oben auf der Seite auf Gesamtübersicht.#

   Ein Seitenpanel zeigt die Verfügbarkeiten aller einteilbaren Personen für den gewählten Dienst.

#Deine Verfügbarkeit angeben oder ändern

1. Öffne in deinem persönlichen Bereich die Seite mit deinen Verfügbarkeiten.#
2. Suche die Veranstaltung und den Dienst, für die du eine Angabe machen möchtest.#
3. Wähle deine Verfügbarkeit aus.#

   Du hast drei Möglichkeiten: Du bist verfügbar, du bist nicht verfügbar oder du bist verfügbar, falls es nötig ist.

4. Möchtest du eine Angabe ändern, wähle einfach eine andere aus.#

   Deine bisherige Angabe wird dann ersetzt.

#Verteilung der Einsätze anzeigen

1. Öffne die Seite Diensteinteilung und wähle den Dienst aus.#
2. Öffne das Aktionsmenü links neben der Dienstauswahl.#

   Du erkennst es am Symbol mit Schiebereglern.

3. Klicke auf Verteilung anzeigen.#

   Das Panel „Verteilung“ wird eingeblendet. Es zeigt, wie viele Einsätze die einzelnen Personen haben.

#Deine Verfügbarkeit zurücknehmen

1. Öffne in deinem persönlichen Bereich die Seite mit deinen Verfügbarkeiten.#
2. Suche die Veranstaltung und den Dienst, für die du eine Angabe gemacht hast.#
3. Nimm deine Angabe für diesen Dienst zurück.#

   Danach ist für diesen Dienst bei dieser Veranstaltung keine Verfügbarkeit mehr von dir eingetragen.

#Einteilbare Personen festlegen

1. Öffne die Seite Diensteinteilung und wähle einen Dienst aus, der nicht durch ein Team durchgeführt wird.#
2. Öffne das Aktionsmenü links neben der Dienstauswahl und klicke auf Einteilbare Personen verwalten.#
3. Füge im Auswahlfeld Kontakte hinzu oder entferne sie.#

   Die bisher einteilbaren Kontakte sind schon ausgewählt. Du kannst mehrere Kontakte auswählen. Angeboten werden Kontakte, bei denen ein Name hinterlegt ist.

4. Klicke auf Speichern.#

   Danach können genau die ausgewählten Kontakte für diesen Dienst eingeteilt werden.

#Deine Einteilungen ansehen

1. Öffne in deinem persönlichen Bereich die Übersicht deiner Dienste.#

   Die Tabelle zeigt die Spalten „Datum“, „Veranstaltung“ und „Dienst“. Sie ist nach dem Beginn der Veranstaltung sortiert.

2. Klicke bei Bedarf auf eine Spaltenüberschrift, um anders zu sortieren.#

#Einteilbare Teams festlegen

1. Öffne die Seite Diensteinteilung und wähle einen Dienst aus, bei dem „Dienst wird durch Team durchgeführt“ aktiviert ist.#
2. Öffne das Aktionsmenü links neben der Dienstauswahl und klicke auf Einteilbare Teams verwalten.#
3. Wähle unter Team-Typ einen Typ aus.#

   Teams dieses Typs können eingeteilt werden. Angeboten werden nur Typen, zu denen es mindestens ein Team gibt. Gehört ein Typ zu einer Struktur, siehst du ihn als „Struktur → Typ“. Das Feld ist ein Pflichtfeld.

4. Wähle unter Verantwortliche Rollen eine oder mehrere Rollen aus.#

   Das Feld erscheint, sobald du einen Team-Typ gewählt hast. Zur Wahl stehen die Rollen dieses Team-Typs. Das Feld ist ein Pflichtfeld.

5. Klicke auf Speichern.#

#Allen Eingeteilten eine Nachricht senden

1. Öffne die Seite Diensteinteilung und wähle den Dienst und den Zeitraum aus.#
2. Öffne das Aktionsmenü links neben der Dienstauswahl und klicke auf Nachricht an alle senden.#

   Ein Fenster öffnet sich. Seine Überschrift ist der Name des Dienstes.

3. Wähle unter Kommunikationskanal aus, wie du die Nachricht verschicken möchtest.#

   Mit „Direkt aus NGO.Tools senden“ verschickst du die E-Mail direkt. Mit „Im eigenen Mail-Programm öffnen“ wählst du unter „Empfänger-Modus“ zwischen „BCC (empfohlen)“, „CC“ und „An“. Danach übernimmst du die „E-Mail-Adressen“ mit „Kopieren“ oder startest dein Mail-Programm mit „Im Mail-Programm öffnen“.

4. Gib beim direkten Versand Betreff und Inhalt ein.#
5. Setze unter Anhänge bei Bedarf ein Häkchen bei „Dienstplan als PDF anhängen“ und/oder „Dienstplan als Excel anhängen“.#

   Der angehängte Dienstplan enthält die Veranstaltungen des Dienstes im eingestellten Zeitraum.

6. Klicke auf Weiter.#

   Danach siehst du die Meldung, an wie viele Empfänger die E-Mail gesendet wurde.

#Dienstplan herunterladen

1. Öffne die Seite Diensteinteilung und wähle den Dienst und den Zeitraum mit „von“ und „bis“ aus.#
2. Öffne das Aktionsmenü links neben der Dienstauswahl und zeige auf Exportieren.#

   Rechts daneben öffnet sich ein Untermenü.

3. Klicke auf PDF oder Excel (XLSX).#

   Die Datei wird heruntergeladen. Für jede Veranstaltung des Dienstes im Zeitraum enthält sie die Spalten „Datum“ (mit Wochentag), „Uhrzeit“, „Veranstaltung“ und „Eingeteilt“. Das PDF hat die Überschrift „Diensteinteilung – “ mit dem Dienstnamen und nennt den Zeitraum. Der Dateiname enthält „Diensteinteilung“, den Dienstnamen und den Zeitraum.

#Plan der Veranstaltung zu deinem Dienst ansehen

1. Öffne in deinem persönlichen Bereich die Übersicht deiner Dienste.#
2. Klicke in der Zeile des gewünschten Dienstes auf das Augen-Symbol.#

   Der öffentliche Plan der Veranstaltung öffnet sich in einem neuen Tab.

#Die Seite „Diensteinteilung“

Die Seite „Diensteinteilung“ findest du in der Navigation, wenn Veranstaltungen aktiv sind und du mindestens einen Veranstaltungsdienst koordinierst. Oben wählst du den Dienst und den Zeitraum mit „von“ und „bis“. Darunter steht für jede Veranstaltung des Dienstes im Zeitraum eine eigene Kachel, sortiert nach Beginn. Oben rechts öffnest du mit „Gesamtübersicht“ die Verfügbarkeiten aller einteilbaren Personen.

Im Aktionsmenü links neben der Dienstauswahl (Symbol mit Schiebereglern) findest du diese Einträge:

• Einladung senden, Verfügbarkeiten einzutragen: Bittet die einteilbaren Personen per E-Mail, ihre Verfügbarkeiten zu pflegen.
• Nachricht an alle senden: Schickt allen Eingeteilten eine Nachricht, auf Wunsch mit Dienstplan im Anhang.
• Verteilung anzeigen: Blendet das Panel „Verteilung“ mit der Zahl der Einsätze pro Person ein.
• Einteilbare Personen verwalten oder bei Team-Diensten Einteilbare Teams verwalten: Legt fest, wer eingeteilt werden kann.
• Exportieren: Lädt den Dienstplan als „PDF“ oder „Excel (XLSX)“ herunter.

#Um Eintragung der Verfügbarkeiten bitten

1. Öffne das Aktionsmenü und klicke auf Einladung senden, Verfügbarkeiten einzutragen.#

   Jede ausgewählte Person bekommt eine eigene E-Mail mit der Bitte, ihre Verfügbarkeiten zu pflegen.

2. Prüfe die Empfänger.#

   Alle einteilbaren Personen sind vorausgewählt. Bei Team-Diensten sind sie nach Teams gruppiert. Du kannst einzelne Personen abwählen oder alle auf einmal an- oder abwählen.

3. Füge bei Bedarf im Auswahlfeld darunter weitere Kontakte hinzu.#

   Fügst du keine weiteren Kontakte hinzu, muss mindestens eine Person ausgewählt bleiben.

4. Bestätige das Fenster.#

   Danach siehst du „Die Mail wurde an … Empfänger verschickt.“ Fehlt bei einzelnen Personen die E-Mail-Adresse, nennt ein Hinweis ihre Namen. An die anderen wird die Mail trotzdem verschickt.

#Häufige Fragen