Benutzer

#Benutzer anlegen

1. Öffne die Benutzerliste.#
2. Klicke oben auf „Neu anlegen“.#
3. Gib „Name“ und „Email“ ein.#

   Beide Felder sind Pflichtfelder. Die E-Mail-Adresse muss gültig sein und darf noch von keinem anderen Benutzer verwendet werden.

4. Wähle bei Bedarf unter „Benutzergruppen“ eine oder mehrere Gruppen aus.#
5. Wähle bei Bedarf unter „Zugeordneter Kontakt“ den passenden Kontakt aus.#

   Du kannst in dem Feld nach dem Namen suchen.

6. Wenn ihr Nextcloud nutzt, aktiviere bei Bedarf „Hat einen Nextcloud-Zugang“.#
7. Speichere den neuen Benutzer.#

#Benutzer aus einem Kontakt übernehmen

1. Öffne die Benutzerliste.#
2. Klicke oben auf „Aus Kontakt übernehmen“.#
3. Wähle im Pflichtfeld „Kontakt“ die gewünschte Person aus.#

   Du kannst nach dem Namen suchen. Zur Auswahl stehen nur Kontaktpersonen (keine Organisationen), bei denen Name und E-Mail-Adresse hinterlegt sind und die noch keinen Benutzer haben.

4. Bestätige den Dialog.#

   Aus dem Kontakt wird ein neuer Benutzer mit dessen Name und E-Mail-Adresse erstellt.

#Benutzer einladen

1. Klicke in der Benutzerliste in der Zeile des Benutzers auf „Einladen...“ (Tooltip „Benutzer einladen“).#

   Alternativ öffnest du den Benutzer über „Benutzer bearbeiten“ und klickst auf der Seite „Grundeinstellungen“ oben auf „Einladen...“.

2. Prüfe im Dialog „Einladung schicken?“ Name und E-Mail-Adresse der Person.#
3. Klicke auf „Einladung jetzt schicken“.#
4. Bitte die eingeladene Person, gegebenenfalls auch ihren Spam-Ordner zu prüfen.#

#Benutzerliste exportieren

1. Öffne die Benutzerliste.#
2. Klicke oberhalb der Tabelle auf die Schaltfläche für den Export.#

   Die Benutzerliste wird als Datei exportiert.

#Fehlende Berechtigungen beheben

1. Achte oberhalb der Benutzertabelle auf die Warnhinweise „… Benutzer ohne Zugriff auf Projekte.“ und „… Benutzer ohne Zugriff auf Tools.“#

   Sie zeigen, wie viele Benutzer betroffen sind, und erscheinen nur, wenn es solche Benutzer gibt. Die Hinweise selbst sind nicht anklickbar.

2. Klicke in der Zeile eines betroffenen Benutzers auf das Warnsymbol.#

   Der Tooltip zeigt, ob Projekte oder Tools fehlen. Du gelangst direkt zur Seite „Projekt-Berechtigungen“ bzw.„Tool-Berechtigungen“ des Benutzers. Fehlt beides, siehst du zwei Warnsymbole.

3. Auf „Tool-Berechtigungen“: Lege für jedes angezeigte Tool die Berechtigung des Benutzers fest.#

   Die Berechtigungen werden sofort übernommen, deshalb gibt es hier keinen Speichern-Button.

4. Auf „Projekt-Berechtigungen“: Aktiviere „Zugriff auf alle Projekte“ oder hake unter „Projekte“ die einzelnen Projekte an, auf die der Benutzer zugreifen darf. Speichere anschließend.#

   Die Projektliste erscheint nur, solange „Zugriff auf alle Projekte“ nicht aktiviert ist. Unterprojekte sind eingerückt unter ihrem übergeordneten Projekt aufgeführt. Nach dem Speichern erhältst du die Meldung „Die Änderungen wurden gespeichert.“

#Benutzerliste

Die Benutzerliste ist nach Namen sortiert und zeigt die Spalten „Name“, „Email“, „Benutzergruppen“ und „Administrator“. Gibt es mehrere Teams, siehst du zusätzlich „Administrator in Team“ mit den Teams, in denen der Benutzer Administrator ist. Wenn ihr Nextcloud nutzt, zeigt die Spalte „Nextcloud“, ob der Benutzer einen Nextcloud-Zugang hat. Mit dem Filter „Administrator“ grenzt du die Liste auf Administratoren oder Nicht-Administratoren ein.

• Oben findest du die Schaltflächen „Benutzergruppen“, „Aus Kontakt übernehmen“ und „Neu anlegen“.„Benutzergruppen“ führt zur Verwaltung der Benutzergruppen (Tooltip: „Team-Mitglieder bündeln – für Verteiler-Zugriff, Genehmigungen, Aufgaben und Nextcloud“).
• Oberhalb der Tabelle liegen die Schaltfläche für den Export und gegebenenfalls die Warnhinweise zu fehlenden Projekt- oder Tool-Berechtigungen.
• In jeder Zeile findest du je nach Situation die Warnsymbole für fehlende Berechtigungen, „Einladen...“ und „Benutzer bearbeiten“, über das du die Seite „Grundeinstellungen“ des Benutzers öffnest.

#Grundeinstellungen

Die Seite „Grundeinstellungen“ öffnest du in der Benutzerliste über „Benutzer bearbeiten“. Über die Unternavigation wechselst du von dort zu „Tool-Berechtigungen“, „Projekt-Berechtigungen“ (nur wenn Projekt-Berechtigungen genutzt werden) und „Zeiterfassung“. Hier änderst du „Name“, „Email“, „Benutzergruppen“, „Zugeordneter Kontakt“, gegebenenfalls „Hat einen Nextcloud-Zugang“ und den Schalter „Ist Administrator der Organisation“. Oben siehst du Warnhinweise, wenn dem Benutzer Funktionen, Tools oder Projekte fehlen, sowie die Schaltflächen „Einladen...“ und zum Löschen des Benutzers. Speichere deine Änderungen anschließend.

#Zeiterfassung

Auf der Seite „Zeiterfassung“ legst du fest, ob für den Benutzer die Zeiterfassung aktiv ist. Du erreichst sie über die Unternavigation des Benutzers; sie steht dir nur zur Verfügung, wenn du selbst Zugriff auf die Zeiterfassung hast. Setze oder entferne den Haken bei „Zeiterfassung“ und speichere. Du erhältst die Meldung „Die Änderungen wurden gespeichert.“

#Häufige Fragen