Für Administratoren
Berechtigungen
Mit den Berechtigungen legst du für jeden Benutzer fest, welche Tools er nutzen und auf welche Projekte er zugreifen darf. Du brauchst das, wenn du einen neuen Benutzer freischaltest oder den Zugriff eines bestehenden Benutzers änderst.
Projekt-Berechtigungen für einen Benutzer festlegen
- Öffne in der Benutzerverwaltung die Liste Benutzer.#
- Klicke beim gewünschten Benutzer auf Benutzer bearbeiten.#
Fehlen dem Benutzer noch Projekt-Berechtigungen, erscheint in seiner Zeile ein Warnsymbol mit dem Hinweis „Dieser Benutzer ist noch für keine Projekte freigeschaltet. Bitte unter Projekt-Berechtigungen anpassen.“ Mit einem Klick darauf kommst du direkt zu seinen Projekt-Berechtigungen.
- Wechsle zum Bereich Projekt-Berechtigungen.#
- Soll der Benutzer auf alle Projekte zugreifen dürfen, setze den Haken bei Zugriff auf alle Projekte.#
Solange dieser Haken gesetzt ist, wird die Projektauswahl ausgeblendet.
- Soll er nur auf bestimmte Projekte zugreifen, lass diesen Haken weg und wähle unter Projekte die gewünschten Projekte aus.#
Die Liste zeigt alle Projekte deiner Organisation mit Name und Nummer in ihrer Baumstruktur. Unterprojekte sind mit vorangestellten Strichen eingerückt.
- Speichere deine Auswahl.#
Danach erscheint die Meldung „Die Änderungen wurden gespeichert.“
Tool-Berechtigungen für einen Benutzer festlegen
- Öffne in der Benutzerverwaltung die Liste Benutzer.#
- Klicke beim gewünschten Benutzer auf Benutzer bearbeiten.#
Ist der Benutzer noch für keine Tools freigeschaltet, erscheint in seiner Zeile ein Warnsymbol mit dem Hinweis „Dieser Benutzer ist noch für keine Tools freigeschaltet. Bitte unter Tool-Berechtigungen anpassen.“ Mit einem Klick darauf kommst du direkt zu seinen Tool-Berechtigungen.
- Wechsle zum Bereich Tool-Berechtigungen.#
Du siehst eine Liste aller Tools, die in deiner Organisation aktiv sind.
- Wähle rechts neben jedem Tool die gewünschte Stufe: Keine, Anschauen, Bearbeiten oder Verwalten.#
Pro Tool ist immer genau eine Stufe ausgewählt. Wählst du eine neue Stufe, ersetzt sie die bisherige.
Berechtigungsstufen verstehen
Bei den Tool-Berechtigungen legst du für jedes Tool eine von vier Stufen fest. Die Stufen bauen aufeinander auf:
- Keine: Der Benutzer darf das Tool nicht nutzen.
- Anschauen: Der Benutzer darf die Inhalte des Tools ansehen.
- Bearbeiten: Der Benutzer darf die Inhalte des Tools auch bearbeiten.
- Verwalten: Die höchste Stufe. Der Benutzer darf das Tool zusätzlich verwalten.
Bei den Projekten gibt es keine Stufen: Entweder hat der Benutzer Zugriff auf alle Projekte oder nur auf die Projekte, die du für ihn ausgewählt hast. Administratoren der Organisation haben immer alle Rechte.
Benutzerliste
In der Benutzerverwaltung zeigt die Liste Benutzer alle Benutzer deiner Organisation, alphabetisch nach Namen sortiert. Von hier aus erreichst du die Berechtigungen jedes Benutzers.
- Spalten: Name, Email, Benutzergruppen und Administrator. Gibt es mehrere Teams, zeigt Administrator in Team, in welchen Teams der Benutzer Administrator ist. Ist Nextcloud aktiv, zeigt die Spalte Nextcloud, ob der Benutzer einen Zugang hat.
- Filter: Mit Administrator grenzt du die Liste auf Administratoren oder Nicht-Administratoren ein.
- Hinweise oben in der Liste: Fehlen Benutzern Berechtigungen, siehst du zum Beispiel „3 Benutzer ohne Zugriff auf Projekte.“ oder „2 Benutzer ohne Zugriff auf Tools.“
- Schaltflächen oben: Benutzergruppen öffnet die Benutzergruppen, mit Aus Kontakt übernehmen legst du einen Benutzer aus einem vorhandenen Kontakt an.
- In jeder Zeile: Warnsymbole bei fehlenden Tool- oder Projekt-Berechtigungen, die direkt zum passenden Bereich führen, sowie Benutzer bearbeiten. Hat sich ein Benutzer noch nie angemeldet, kannst du ihm über Einladen...eine Einladung schicken und bestätigst das mit Einladung jetzt schicken.
Grundeinstellungen eines Benutzers
Nach Benutzer bearbeiten landest du im Bereich Grundeinstellungen. Von dort wechselst du zu Tool-Berechtigungen und Projekt-Berechtigungen. Hier findest du die Felder Name, Email, Benutzergruppen und Zugeordneter Kontakt. Oben zeigen rote Hinweise, wenn dem Benutzer etwas fehlt, zum Beispiel „Dieser Benutzer ist noch für keine Tools freigeschaltet. Bitte unter Tool-Berechtigungen anpassen.“ oder „Dieser Benutzer hat momentan keinerlei freigeschaltete Funktionen.“
Mit dem Schalter Ist Administrator der Organisation machst du einen Benutzer zum Administrator. Er hat dann automatisch alle Rechte.
Häufige Fragen
Wie finde ich Benutzer, denen noch Berechtigungen fehlen?
Oben in der Benutzerliste steht dann ein Hinweis wie „3 Benutzer ohne Zugriff auf Projekte.“ oder „2 Benutzer ohne Zugriff auf Tools.“ Bei den betroffenen Benutzern erscheint außerdem ein Warnsymbol in der Zeile, das dich direkt zu den fehlenden Berechtigungen führt. Auch in den Grundeinstellungen des Benutzers steht ein entsprechender Hinweis.
Warum gibt es bei den Tool-Berechtigungen keinen Speichern-Button?
Jede Änderung wird sofort übernommen. Du musst nichts extra speichern. Bei den Projekt-Berechtigungen musst du deine Auswahl dagegen speichern.
Warum kann ich keine Projekte auswählen?
Wahrscheinlich ist der Benutzer nicht für das Tool „Projekte“ freigeschaltet. Gib ihm zuerst unter Tool-Berechtigungen Zugriff auf dieses Tool. Ist der Haken bei „Zugriff auf alle Projekte“ gesetzt, wird die Projektauswahl ausgeblendet. Findest du den Bereich Projekt-Berechtigungen gar nicht, sind in deiner Organisation keine Berechtigungen pro Projekt eingeschaltet.
Muss ich einem Administrator Berechtigungen geben?
Nein. Administratoren der Organisation haben automatisch alle Rechte, für Tools genauso wie für Projekte.