Serienbriefe

#Briefe löschen oder Stapel stornieren

1. Öffne unter „Serienbriefe“ den gewünschten Stapel.#

   Die Briefe stehen auf der Detailseite in der Liste „Briefe“.

2. Einzelnen Brief löschen: Klicke in der Zeile des Briefs auf das Papierkorb-Symbol und bestätige die Rückfrage.#

   Der Brief wird zusammen mit seinem PDF und seiner Word-Datei entfernt. Die Zahl der Briefe und der fehlgeschlagenen Briefe wird neu berechnet.

3. Mehrere Briefe löschen: Markiere die Briefe, öffne das Menü für die markierten Einträge, wähle „Löschen“ und bestätige die Rückfrage.#

   Danach wird deine Auswahl aufgehoben.

4. Ganzen Stapel über die Schnittstelle stornieren: Sende für den Stapel eine Stornierung.#

   Ist der Stapel bereits abgebrochen, gilt die Stornierung trotzdem als erfolgreich. Kann er nicht mehr storniert werden, weil der Versand schon läuft, lehnt die Schnittstelle die Stornierung ab und nennt dir den aktuellen Status.

#Adressfenster prüfen

1. Öffne im Stapel die Briefvorschau eines Briefs über das Augen-Symbol „Brief anzeigen“.#
2. Öffne in der Seitenleiste „Briefvorschau“ die Ansicht mit dem eingezeichneten Adressfenster.#

   Der Brief erscheint als PDF mit einer Box, die mit „Die Empfängeradresse muss innerhalb dieser Box stehen“ beschriftet ist.

3. Prüfe, ob die Anschrift vollständig in der Box steht. Nur dann ist sie im Sichtfenster des Umschlags zu sehen.#

#Überweisungsträger konfigurieren

1. Öffne den Stapel und klicke im Bereich „Postversand“ auf das Feld „Überweisungsträger“.#

   Das Feld zeigt „Wird beigelegt“ oder „Nicht beigelegt“. Es öffnet sich das Fenster „Überweisungsträger konfigurieren“.

2. Schalte „Überweisungsträger beilegen“ ein.#

   Jeder Brief bekommt dann als letztes Blatt einen vorausgefüllten SEPA-Überweisungsträger. Erst jetzt erscheinen die übrigen Felder.

3. Trage den „Zahlungsempfänger“ und die „IBAN“ ein. Die „BIC“ ist optional.#

   „Zahlungsempfänger“ ist ein Pflichtfeld mit höchstens 35 Zeichen. „IBAN“ ist ein Pflichtfeld mit höchstens 34 Zeichen und muss eine gültige IBAN sein. „BIC“ hat höchstens 11 Zeichen und muss gültig sein.

4. Gib bei Bedarf einen „Betrag“ ein.#

   Das kann ein fester Betrag sein oder ein Kontakt-Platzhalter, der einen Betrag liefert, zum Beispiel ${ContactLastDonationAmount}.

5. Fülle „Verwendungszweck (Zeile 1)“ und bei Bedarf „Verwendungszweck (Zeile 2)“ aus.#

   Auf dem Träger stehen höchstens 27 Zeichen pro Zeile. Platzhalter wie ${ContactName} sind erlaubt. Bei den Feldern für Betrag und Verwendungszweck kannst du dir die verfügbaren Kontakt-Platzhalter anzeigen lassen.

6. Prüfe rechts die „Vorschau“.#

   Sie zeigt den Überweisungsträger mit den Daten eines Beispielkontakts aus dem Stapel. Lässt sich ein Platzhalter nicht auflösen, siehst du dort einen Fehlerhinweis.

7. Klicke auf „Übernehmen“.#

   Es erscheint die Meldung „Überweisungsträger aktualisiert.“ Soll kein Träger mehr beiliegen, schalte „Überweisungsträger beilegen“ aus und klicke ebenfalls auf „Übernehmen“.

#Versand abbrechen

1. Öffne den Stapel unter „Serienbriefe“.#
2. Klicke oben auf „Versand abbrechen“ und bestätige die Rückfrage.#

   Der Stapel ist damit abgebrochen, seine Briefe werden nicht versendet.

3. Optional: Entferne den abgebrochenen Stapel über die Schaltfläche zum Löschen, die dann oben auf der Detailseite erscheint.#

#Brieferzeugung fortsetzen

1. Öffne den Stapel, dessen Brieferzeugung fehlgeschlagen ist.#

   Den Grund findest du im Bereich „Übersicht“ unter „Letzter Fehler“.

2. Klicke oben auf „Brieferzeugung fortsetzen“.#
3. Bestätige die Rückfrage.#

   Die Rückfrage lautet „Bereits erzeugte Briefe bleiben erhalten – es werden nur die fehlenden erstellt.“ Der Stapel wird wieder zum Entwurf, „Letzter Fehler“ wird geleert und die Erzeugung startet erneut. Es erscheint „Brieferzeugung wurde erneut gestartet.“

#Alle per Post versenden

1. Öffne den Stapel und warte, bis die Vorschau fertig ist und der Stapel auf „Vorschau bereit“ steht.#
2. Klicke über der Liste „Briefe“ auf „Alle per Post versenden“.#

   Das Fenster „Serienbrief per Post versenden“ zeigt dir unter „Überweisungsträger“, ob einer beiliegt, und die „Kostenübersicht“ mit der Anzahl der Briefe, den Gesamtkosten und deinem Guthaben.

3. Prüfe die Angaben und klicke auf „Jetzt versenden“.#

   Es erscheint „Versand gestartet“. Die Briefe werden jetzt an den Druckdienstleister übergeben. Du erhältst eine E-Mail, sobald der Versand abgeschlossen ist.

#Empfänger hinzufügen

1. Öffne den Stapel und klicke über der Liste „Briefe“ auf „Empfänger hinzufügen“.#
2. Wähle im Feld „Kontakte“ mindestens einen Kontakt aus. Du kannst auch mehrere auswählen.#
3. Bestätige das Fenster.#

   Es erscheint die Meldung, wie viele Empfänger hinzugefügt wurden, und dass die Briefe jetzt erzeugt werden.

#Briefvorschau anzeigen

1. Öffne den Stapel unter „Serienbriefe“.#
2. Klicke in der Liste „Briefe“ in der Zeile des Briefs auf das Augen-Symbol „Brief anzeigen“.#

   Der Brief öffnet sich als PDF in der Seitenleiste „Briefvorschau“. Dort kannst du zu den anderen Briefen des Stapels wechseln, deren PDF schon erzeugt ist, und PDF oder Word-Datei herunterladen.

#Brief als PDF herunterladen

1. Öffne den Stapel. Wenn du beim Kontakt die Unterseite „Briefsendungen“ siehst, kannst du auch dort starten.#
2. Klicke in der Zeile des Briefs auf das PDF-Symbol „Als PDF herunterladen“.#

   Das PDF öffnet sich in einem neuen Tab.

3. Über die Schnittstelle: Rufe das PDF des gewünschten Briefs ab.#

   Du bekommst das PDF mit einem passenden Dateinamen. Liegt für den Brief noch kein PDF vor, bekommst du keine Datei.

#Brief als Word herunterladen

1. Öffne den Stapel. Wenn du beim Kontakt die Unterseite „Briefsendungen“ siehst, kannst du auch dort starten.#
2. Klicke in der Zeile des Briefs auf das Word-Symbol „Als Word herunterladen“.#

   Die Word-Datei wird in einem neuen Tab abgerufen. So kannst du den Brief zum Beispiel noch weiter bearbeiten. Den Word-Download findest du auch in der Seitenleiste „Briefvorschau“.

#Adressetiketten drucken

1. Öffne den Stapel unter „Serienbriefe“.#
2. Klicke über der Liste „Briefe“ auf die Schaltfläche zum Drucken von Adressetiketten und folge dem Fenster.#

   Die Etiketten werden für alle Empfänger des Stapels erstellt.

#Brief erneut versenden

1. Öffne den abgeschlossenen Stapel.#

   Wenn du mit der Maus auf den Status eines Briefs zeigst, siehst du den Fehlergrund.

2. Klicke in der Liste „Briefe“ beim fehlgeschlagenen Brief auf das Pfeil-Symbol „Brief erneut versenden“.#
3. Bestätige die Rückfrage „Brief erneut versenden“.#

   Es erscheint „Erneuter Versand gestartet“. Der Brief wird erneut an den Druckdienstleister übergeben.

#Fehlgeschlagene erneut versenden

1. Öffne den abgeschlossenen Stapel.#
2. Klicke über der Liste „Briefe“ auf „Fehlgeschlagene erneut versenden“.#
3. Bestätige die Rückfrage „Fehlgeschlagene Briefe erneut versenden“.#

   Es erscheint „Erneuter Versand gestartet“ mit der Anzahl der Briefe, die erneut an den Druckdienstleister übergeben werden.

#Versandergebnis anzeigen

1. Öffne den Stapel unter „Serienbriefe“.#
2. Klicke in der Zeile eines übergebenen Briefs auf das Lkw-Symbol „OB24-Ergebnis anzeigen“.#

   Das Fenster „OB24-Ergebnis“ zeigt den Status des Druckauftrags beim Versanddienstleister. Lässt sich der Auftrag nicht abrufen, ist der Status unbekannt.

3. Schließe das Fenster mit „Schließen“.#

#Serienbrief-Stapel über die Schnittstelle anlegen

1. Gib in der Anfrage die Kontakte an, die einen Brief bekommen sollen – mindestens einen, jeden nur einmal.#
2. Gib die Word-Vorlage an, aus der die Briefe entstehen.#
3. Lege bei Bedarf Farbdruck, Duplexdruck und die Seiten pro Brief fest.#

   Ohne eigene Angabe werden die Briefe farbig und beidseitig gedruckt, mit einer Seite pro Brief.

4. Gib der Anfrage einen eindeutigen Anfrageschlüssel im UUID-Format mit und sende sie.#

   Als Antwort bekommst du den neuen Stapel und die Kontakte, die übersprungen wurden.

#Stapelstatus über die Schnittstelle abrufen

1. Rufe den gewünschten Stapel über die Schnittstelle ab.#
2. Werte die Antwort aus.#

   Du bekommst den aktuellen Status, die Einstellungen für Farbe, Duplexdruck und Seiten pro Brief, die Zahl der gesamten, versendeten und fehlgeschlagenen Briefe, die tatsächlichen und die geschätzten Kosten sowie den letzten Fehler. Für jeden Brief siehst du außerdem den Empfänger, den Status, ob ein PDF vorliegt und bei fehlgeschlagenen Briefen die Fehlermeldung.

#Übersicht „Serienbriefe“

Du findest die Übersicht im Bereich Kommunikation unter „Serienbriefe“. Sie listet alle Stapel, die neuesten zuerst, mit den Spalten „ID“, „Status“, „Erstellt am“, „Briefe“, „Versendet“ und „Fehlgeschlagen“. Gibt es fehlgeschlagene Briefe, ist die Zahl rot markiert. Du kannst nach jeder Spalte sortieren.

• Filter „Abgebrochene ausblenden“: standardmäßig aktiv, blendet abgebrochene Stapel aus.
• Statusfilter: zeigt nur Stapel mit einem bestimmten Status. Wählst du dort abgebrochene Stapel, werden sie trotz des anderen Filters angezeigt.
• Mit einem Klick auf einen Stapel öffnest du seine Detailseite.

#Detailseite eines Stapels

Die Detailseite öffnest du aus der Übersicht „Serienbriefe“. Oben findest du je nach Zustand „Brieferzeugung fortsetzen“, „Versand abbrechen“ oder die Schaltfläche zum Löschen eines abgebrochenen Stapels. Darunter folgen diese Bereiche:

• „Übersicht“: „Status“, „Erstellt am“, das verwendete „Dokument“, die Anzahl der „Briefe“ und – falls vorhanden – „Letzter Fehler“.
• „Postversand“: „Farbe“ und „Beidseitig“, „Überweisungsträger“ sowie die Zahl der versendeten und fehlgeschlagenen Briefe. „Farbe“ und „Beidseitig“ schaltest du mit einem Klick um, solange der Stapel bearbeitbar ist.
• „Kostenübersicht“: die Kosten des Versands.
• Liste „Briefe“: alle Briefe mit den Spalten „Empfänger“, „Adresse“ und „Status“. Nach Empfängern kannst du suchen. Eine rot markierte Adresse ist ungültig. Zeigst du mit der Maus auf den Status, siehst du eine eventuelle Fehlermeldung. Über der Liste und in jeder Zeile findest du die oben beschriebenen Aktionen.

#Häufige Fragen