Dokumentvorlagen

#Word-Vorlagen abrufen

1. Lege im Bereich Dokumente eine Word-Vorlage an und hinterlege dabei eine Datei.#

   Abrufen lassen sich nur Word-Vorlagen mit einer hinterlegten, verwendbaren Word-Datei.

2. Lass das angebundene System die Word-Vorlagen über die Schnittstelle abrufen.#

   Die Anfrage muss über den Zugang einer Person mit Administratorrechten für deine Organisation laufen.

3. Das angebundene System erhält die Liste der Word-Vorlagen.#

   Sie enthält alle Word-Vorlagen, aus denen sich Dokumente erzeugen lassen. Die Liste ist nach Namen sortiert und nennt zu jeder Vorlage ihre Kennung, ihren Namen und ihren Typ.

#Verfügbare Platzhalter anzeigen

1. Öffne den Bereich Dokumente und klicke oben auf der Seite auf die Schaltfläche zum Anlegen eines neuen Dokuments.#
2. Wähle unter Typ den Typ für Word-Vorlagen aus.#

   Nur bei diesem Typ erscheint der Hinweis „Du kannst in deinen Dokumenten Platzhalter in folgendem Format verwenden:${ContactName}“.

3. Klicke auf den Link Verfügbare Platzhalter.#

   Ein Fenster zeigt alle Platzhalter, die du in Word-Vorlagen einsetzen kannst, nach Gruppen geordnet: Kontakt, Adresse, Spenden, Veranstaltungen und Link-Tracker. Oben steht: „Verwende Platzhalter in deinem Word-Dokument, die beim Versand automatisch durch die Kontaktdaten ersetzt werden.“

4. Übernimm den gewünschten Platzhalter im Format${ContactName}in dein Word-Dokument.#
5. Lade bei Bedarf über Beispiel-Dokument eine Word-Vorlage mit allen Platzhaltern herunter.#

#Dokument anlegen

1. Öffne den Bereich Dokumente und klicke oben auf der Seite auf die Schaltfläche zum Anlegen eines neuen Dokuments.#
2. Wähle unter Typ aus, was du anlegen möchtest.#

   Zur Auswahl stehen Word-Vorlage, Kopf- und Fußzeile, E-Mail und PDF. Diese Angabe ist Pflicht.

3. Gib einen Namen ein und ergänze bei Bedarf eine Beschreibung.#
4. Lade bei Word-Vorlagen und PDFs unter Dokument die Datei hoch.#

   Beim Anlegen ist die Datei Pflicht. Für Word-Vorlagen sind Office-Dateien im Format .docx, .xlsx oder .pptx sowie ZIP-Dateien erlaubt, für PDFs nur PDF-Dateien.

5. Speichere das Dokument.#

   Eine E-Mail-Vorlage öffnet sich danach direkt im Dokument-Editor. Bei einer Kopf- und Fußzeile öffnet sich direkt das Fenster Editor.

6. Gestalte eine Kopf- und Fußzeile im Fenster Editor mit Bausteinen.#

   Füge Bausteine vom Typ Bild (Bilddatei mit wählbarer Höhe) oder Text (formatierbarer Text) hinzu. Jeder Baustein bildet eine Spalte, die Inhalte werden automatisch gleichmäßig über die gesamte Dokumentbreite verteilt. Später öffnest du dieses Fenster über Editor in der Zeile der Kopf- und Fußzeile.

#E-Mail-Vorlage im Editor bearbeiten

1. Öffne den Bereich Dokumente und suche die E-Mail-Vorlage.#
2. Klicke in der Zeile der Vorlage auf Editor.#

   Bei E-Mail-Vorlagen öffnet sich der Dokument-Editor auf einer eigenen Seite.

3. Gestalte die E-Mail im Editor.#

   Was du im Editor speicherst, wird direkt in die Vorlage übernommen.

#Vorlagendatei herunterladen

1. Öffne den Bereich Dokumente und suche die Word- oder PDF-Vorlage.#
2. Klicke in der Zeile der Vorlage auf Download.#

   Die hinterlegte Datei öffnet sich in einem neuen Tab. Von dort kannst du sie speichern.

#Vorschau der Kopf- und Fußzeile öffnen

1. Öffne den Bereich Dokumente und suche die Kopf- und Fußzeile.#
2. Klicke in der Zeile auf Vorschau.#

   Das Fenster Vorschau zeigt dir, wie die Kopf- und Fußzeile aussieht.

#PDF-Vorschau öffnen

1. Öffne den Bereich Dokumente und suche die Word-Vorlage.#
2. Klicke in der Zeile auf Vorschau.#
3. Wähle einen Kontakt aus und bestätige deine Auswahl.#

   Die Vorlage wird mit den Daten dieses Kontakts gefüllt und als PDF erzeugt.

4. Sieh dir das PDF im seitlichen Fenster Vorschau an.#

#Übersicht „Dokumente“

Die Übersicht öffnest du in der Navigation über Dokumente. Die Tabelle zeigt alle Vorlagen mit ihrem Namen, ihrem Typ und ihrer Beschreibung. Oben auf der Seite legst du neue Dokumente an. In jeder Zeile stehen je nach Typ diese Aktionen bereit:

• Vorschau: bei Kopf- und Fußzeilen die Ansicht der Kopf- und Fußzeile, bei Word-Vorlagen mit Datei die PDF-Vorschau mit den Daten eines Kontakts.
• Editor: bei E-Mail-Vorlagen der Dokument-Editor, bei Kopf- und Fußzeilen das Fenster zum Gestalten der Spalten.
• Download: bei Word- und PDF-Vorlagen mit hinterlegter Datei.
• Bearbeiten: Hier änderst du Namen und Beschreibung, bei PDF-Vorlagen auch die Datei. Den Typ kannst du hier nicht ändern.
• Löschen: entfernt die Vorlage.

#Häufige Fragen