Buchhaltung und Geschäftsjahre

#Geschäftsjahr abschließen

1. Öffne in den Einstellungen die Seite für die Buchhaltung.#

   Du findest sie im Bereich Finanzen.

2. Klicke oben auf der Seite auf Geschäftsjahr abschließen.#

   Die Schaltfläche erscheint nur, wenn es mindestens ein offenes Geschäftsjahr gibt, dessen Enddatum vorbei ist.

3. Wähle im Feld Geschäftsjahr das Jahr aus, das du abschließen willst.#

   Das Feld ist ein Pflichtfeld. Zur Auswahl stehen nur offene Geschäftsjahre, deren Enddatum vorbei ist.

4. Lies den Hinweis im Bestätigungsfenster und bestätige den Abschluss.#

   Im Fenster steht: „Ein abgeschlossenes Geschäftsjahr kann nicht mehr bebucht werden – auch Nachbuchungen sind dann nicht mehr möglich.“ Nach dem Abschluss erscheint die Meldung „Das Geschäftsjahr wurde abgeschlossen.“

#Geschäftsjahr wiedereröffnen lassen

1. Wende dich an den Support und nenne das abgeschlossene Geschäftsjahr, das wieder geöffnet werden soll.#
2. Beantworte die Rückfragen des Supports.#

   Nach der Rückfrage öffnet der Support das Geschäftsjahr wieder. Danach kannst du es wieder bebuchen.

#Anfangsbestand und Eröffnungsbilanz erfassen

Wo du den Anfangsbestand erfasst, hängt von deiner Einrichtung ab: Einen einfachen Eröffnungssaldo trägst du in den Buchhaltungseinstellungen ein. Arbeitest du mit Bilanzierung, erfasst du die Eröffnungssalden für jedes Geschäftsjahr in der Liste der Geschäftsjahre, entweder von Hand oder per CSV-Import.

#Eröffnungssaldo eintragen

1. Öffne in den Einstellungen die Seite für die Buchhaltung.#
2. Trage im Feld Eröffnungssaldo den Anfangsbestand ein.#

   Das Feld ist ein Pflichtfeld.

3. Speichere die Einstellungen.#

   Danach erscheint die Meldung „Die Änderungen wurden gespeichert.“

#Eröffnungssalden bei Bilanzierung bearbeiten

1. Öffne in den Einstellungen die Seite für die Buchhaltung und scrolle zur Liste der Geschäftsjahre.#
2. Klicke in der Zeile des gewünschten Geschäftsjahres auf das Euro-Symbol Eröffnungssalden bearbeiten.#

   Der Name der Schaltfläche erscheint, wenn du mit der Maus darauf zeigst.

3. Füge im Abschnitt Aktivkonten für jedes Konto eine Zeile hinzu, wähle das Konto und trage den Betrag ein.#

   Zur Auswahl stehen Konten des Anlage- und Umlaufvermögens. Konto und Betrag sind Pflichtfelder.

4. Füge im Abschnitt Passivkonten auf dieselbe Weise die Konten mit ihren Beträgen hinzu.#

   Zur Auswahl stehen Konten des Eigen- und Fremdkapitals.

5. Prüfe oben im Fenster die Summen Aktiv und Passiv.#

   Das Symbol daneben zeigt, ob beide Seiten übereinstimmen.

6. Speichere deine Eingaben.#

#Eröffnungssalden importieren

1. Bereite eine CSV-Datei mit einer Spalte für die Kontonummer und einer Spalte für den Betrag vor.#

   Heißen die Spalten „Konto“ und „Betrag“, werden sie automatisch zugeordnet. Gib den Betrag mit zwei Nachkommastellen an. Punkt und Komma werden als Trennzeichen akzeptiert.

2. Klicke in der Liste der Geschäftsjahre in der Zeile des gewünschten Jahres auf das Upload-Symbol Eröffnungssalden importieren.#
3. Lade die Datei hoch und ordne die Spalten Konto und Betrag (EUR) zu.#

   Beide Spalten müssen zugeordnet werden.

4. Starte den Import.#

   Nach dem Import siehst du, wie viele Zeilen importiert wurden und wie viele fehlgeschlagen sind.

#Buchhaltungseinstellungen

Du findest die Seite in den Einstellungen im Bereich Finanzen. Oben stehen die Einstellungen deiner Buchhaltung, darunter die Liste der Geschäftsjahre. Diese Felder kannst du einstellen:

• Eröffnungssaldo: Anfangsbestand, wenn deine Organisation keine Projekte nutzt.
• Nur ideeller Bereich (keine weiteren Tätigkeitsbereiche): für Organisationen ohne Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Gibt es bereits Buchungen in anderen Bereichen als dem ideellen Bereich, kannst du die Einstellung nicht aktivieren.
• Gewinnermittlungsart: Wählst du die Bilanzierung, wird die Anzeige der Kontonummern automatisch eingeschaltet. Du kannst sie danach wieder abschalten.
• Bisherige Ansicht der Finanzereignisse verwenden: nur bei Einnahmenüberschussrechnung verfügbar.
• Buchungsperioden abgeschlossen bis: Alle Monate bis einschließlich des gewählten Datums sind abgeschlossen. Buchungen in diesen Monaten können nicht mehr angelegt, geändert oder gelöscht werden, Korrekturen gehen nur per Storno. Du kannst nur vollständig vergangene Monate abschließen. Ein früherer Monat oder ein leeres Feld öffnet abgeschlossene Perioden wieder, das kann nur der Support. Änderungen werden protokolliert.
• Umsatzsteuerpflichtig: gilt, wenn dein Verein entgeltliche Leistungen anbietet, z. B. Kurse, Eintrittsgelder, Raumvermietung oder Warenverkauf. Das Feld erscheint nicht, wenn „Nur ideeller Bereich“ aktiv ist.
• Besteuerungsart: nur bei Umsatzsteuerpflicht. Bei Soll-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit Ausführung der Leistung, bei Ist-Versteuerung erst mit der Zahlung des Kunden. Die Ist-Versteuerung muss das Finanzamt genehmigen.
• Darstellung–Kontonummern für Buchungskonten mit anzeigen: zeigt die Kontonummer vor dem Kontonamen, z. B. „60000 Löhne und Gehälter“.
• Beraternummer: DATEV-Steuerberater-Nummer mit 4 bis 7 Ziffern.
• Mandantennummer: vom Steuerberater vergebene Zahl mit bis zu 10 Ziffern.

#Liste der Geschäftsjahre

Die Liste steht auf der Seite für die Buchhaltung unterhalb der Einstellungen. Die Geschäftsjahre sind absteigend nach Namen sortiert. Die Liste zeigt diese Spalten:

• Name: Bezeichnung des Geschäftsjahres.
• Start und Ende: Beginn und Enddatum des Geschäftsjahres.
• Abschreibungspool verwenden: Schalter, den du direkt in der Liste umlegst. Gibt es in dem Jahr bereits festgeschriebene Abschreibungsbuchungen, lässt er sich nicht mehr ändern.

Bei Bilanzierung findest du in jeder Zeile außerdem die Symbole Eröffnungssalden bearbeiten und Eröffnungssalden importieren sowie bei Bedarf ein Warndreieck, wenn die Eröffnungssalden nicht ausgeglichen sind.

#Nextcloud Einstellungen

Nutzt deine Organisation Nextcloud, legst du hier fest, wie deine Belege mit der Nextcloud synchronisiert werden.

1. Klicke über der Liste der Geschäftsjahre auf das Wolken-Symbol Nextcloud Einstellungen.#
2. Setze den Haken bei Nextcloud-Synchronisierung.#
3. Wähle unter Pfad den Ordner in der Nextcloud, mit dem die Belege synchronisiert werden.#
4. Wähle den Verzeichnis-Stil: „(kein Unterverzeichnis)“, „Monat“ oder „Monat/Tag“.#

   Damit legst du fest, ob die Belege in Unterverzeichnissen abgelegt werden. Innerhalb der obersten Ebene kannst du beliebig Verzeichnisse anlegen.

5. Trage unter Verzeichnisname für nicht eingeordnete Dokumente den Ordnernamen ein.#

   In NGO.Tools hochgeladene Belege landen zunächst in diesem Ordner und werden nach dem Buchen in den richtigen Ordner verschoben. Belege, die du in diesen Ordner der Nextcloud hochlädst, werden automatisch in NGO.Tools importiert.

6. Speichere deine Eingaben.#

#Häufige Fragen