Genehmigungsläufe

Mit Genehmigungsläufen legst du fest, wie Anträge geprüft und freigegeben werden: Du bestimmst, über welches Antragsformular ein Antrag startet, wer ihn stellen darf, welche Prüfstufen er durchläuft, welche Mailtexte der Antragsteller erhält, welche Aktionen am Ende automatisch folgen und welche Nachweise nach der Genehmigung nötig sind. Einen neuen Lauf legst du leer an oder startest mit einer fertigen Vorlage.

Genehmigungsläufe verwalten

Öffne die Übersicht Anträge.#
Klicke oben rechts auf Genehmigungsläufe verwalten.#
Du landest in der Übersicht Genehmigungsläufe mit allen Genehmigungsläufen deiner Organisation.
Verschaffe dir in der Tabelle einen Überblick.#
Die Spalten zeigen Name, Freigegeben für Segmente, Mehrfach-Freigabe verhindern,# Schritte,# Anträge und Aktiv. Du kannst nach dem Namen suchen und nach Name, Anzahl der Schritte und Aktiv sortieren. Die Spalten Freigegeben für Segmente und Mehrfach-Freigabe verhindern kannst du ein- und ausblenden.
Filtere bei Bedarf über den Filter Aktiv nach aktiven oder inaktiven Läufen.#
Bearbeite oder lösche einen Lauf über die Symbol-Schaltflächen am Ende seiner Zeile.#
Beim Bearbeiten öffnet sich dasselbe Formular mit denselben Reitern wie beim Anlegen.

Genehmigungslauf anlegen

Öffne die Übersicht Genehmigungsläufe und klicke oben rechts auf Erstellen.#
Es öffnet sich das Fenster Genehmigungslauf erstellen. Dort wählst du eine fertige Vorlage, die als Entwurf angelegt wird, oder startest ohne Vorlage mit einem leeren Genehmigungslauf.
Mit Vorlage: Klicke auf die Karte der gewünschten Vorlage.#
Der Klick legt den Lauf sofort an, eine eigene Bestätigung gibt es nicht. Du erhältst die Meldung „Vorlage „…“ wurde als Entwurf angelegt.“. Sind noch Angaben offen, stehen sie in der Meldung unter Bitte noch konfigurieren:. Anschließend öffnet sich direkt das Bearbeitungsformular des neuen Laufs, damit du diese Angaben ergänzen kannst. Weiter mit den folgenden Reitern.
Ohne Vorlage: Wähle die Karte, mit der du ohne Vorlage startest.#
Es öffnet sich ein leeres Formular für einen neuen Genehmigungslauf.
Fülle im Reiter Allgemein die Grundangaben aus.#
Pflicht ist der Name. Unter Antragsformular wählst du das Formular, über das Anträge diesen Lauf starten. Unter Betragsquelle des Formulars wählst du das Feld, das den beantragten Betrag liefert: ein Geldfeld oder ein Katalog-/Produktfeld, dessen Summe übernommen wird. Lass es leer, wenn der Lauf keinen Betrag nutzt. Ergänze bei Bedarf eine Beschreibung und setze die Schalter Aktiv, Mehrfach-Freigabe verhindern (Genehmiger, die im Antrag schon zugestimmt haben, werden in folgenden Schritten ausgeschlossen), Bei Dokumentänderung zurück zur ersten Stufe, Angepassten Betrag erfassen (bei der Entscheidung kann ein angepasster Betrag erfasst werden; für reine Ja/Nein-Freigaben ausschalten), Bei Betragsänderung zurück zur ersten Stufe und Verwendeten Betrag erfassen (nach der Bewilligung kann der tatsächlich verwendete Betrag erfasst werden).
Lege im Reiter Antragsberechtigung fest, wer Anträge stellen darf.#
Unter Freigegeben für Segmente wählst du Segmente. Ohne Auswahl können alle Kontakte mit Zugriff auf das Antragsformular den Lauf starten. Unter Folgende Organisationsrollen dürfen Anträge stellen legst du fest, welche Kontakte den Lauf für eine Organisation starten dürfen, wenn diese Organisation in einem freigegebenen Segment ist. Unter Folgende Organisationsrollen dürfen Anträge intern freigeben bestimmst du, wer einen Antrag für eine Organisation erst freigeben muss, bevor er rausgeht; leer bedeutet direktes Absenden. Mit Anträge organisationsweit sichtbar machen sehen alle aktuell berechtigten Kontakte der Antragsteller-Organisation deren Anträge dieses Laufs, nicht nur der ursprüngliche Einreicher.
Richte im Reiter Schritte die Prüfstufen ein.#
Pro Schritt gibst du unter anderem Name, Benötigte Genehmigungen (N), Frist (Stunden), Erlaubte Aktionen, Betrag anpassen erlauben und den Erinnerungs-Schedule (Stunden-Offsets) an, z. B. 24, 48, 72. Ist Betrag anpassen erlauben aus, übernimmt der Genehmiger an dieser Stufe den zuvor festgelegten Betrag unverändert. Mit Schritt nur unter Bedingungen durchlaufen und Bedingung hinzufügen durchläuft ein Antrag den Schritt nur, wenn die Bedingung aus Feld, Vergleich und Wert erfüllt ist.
Passe im Reiter Mailtexte bei Bedarf die Texte an.#
Text bei Genehmigung und Text bei Ablehnung ersetzen den Standardsatz in der Genehmigungs- bzw. Ablehnungs-Mail an den Antragsteller.Text in der Erinnerungs-Mail wird in der Erinnerung an überfällige Nachweise verwendet. Lässt du ein Feld leer, gilt der Standardtext.
Lege im Reiter Ausgänge automatische Aktionen fest.#
Unter Automatische Aktionen wählst du pro Eintrag den Endzustand–Genehmigt (alle Stufen freigegeben) und/oder Abgeschlossen (am Ende jedes Antrags) – und die Aktivität, die dann ausgeführt wird, zum Beispiel eine Benachrichtigung senden oder einen Webhook auslösen.
Füge im Reiter Nachweise & Bestätigungen bei Bedarf Pflichten hinzu, die der Antragsteller nach der Genehmigung erfüllen muss.#
Über Nachweis/Bestätigung hinzufügen legst du Titel, Anweisung für den Antragsteller, Datei-Upload verlangen und/oder Bestätigung verlangen mit dem Text der Bestätigung, eine Anmerkung, eine Frist (Tage nach Genehmigung) (leer bedeutet keine Frist) und Nachweis muss geprüft werden fest. Ist die Prüfung aktiv, entsteht nach dem Einreichen eine Aufgabe für die festgelegten Prüfer.
Speichere den Genehmigungslauf.#
Der Lauf erscheint danach in der Übersicht Genehmigungsläufe.

Einstellungen für Genehmigungen

In den Einstellungen findest du eine eigene Seite für Genehmigungen. Sie ist erreichbar, wenn die Genehmigungsfunktion für deine Organisation aktiv ist und du Organisations-Admin bist oder Genehmigungen konfigurieren darfst. Im Abschnitt E-Mails an Antragsteller legst du im Feld Grußformel der Organisation den Abschluss aller E-Mails an Antragsteller fest, zum Beispiel in Eingangsbestätigungen und Rückfragen. Das Feld darf mehrzeilig sein. Lässt du es leer, wird „Viele Grüße“ mit dem Organisationsnamen verwendet. Nach dem Speichern erscheint die Meldung „Die Änderungen wurden gespeichert.“

Ausgangsberichte

In der Übersicht Anträge öffnest du oben rechts über Ausgangsberichte die Liste der versendeten Genehmigungsberichte. Die Schaltfläche siehst du, wenn die Genehmigungsfunktion aktiv ist und du Zugriff auf alle Projekte hast. Die neuesten Berichte stehen oben. Die Spalten zeigen Versendet am, Typ, Empfänger, Anträge, Summe angepasst und Verwendet. Über den Filter Typ grenzt du die Liste ein.

Mit Als verwendet markieren markierst du alle Anträge eines Berichts mit dem angepassten Betrag als verwendet – für einen einzelnen Bericht in seiner Zeile oder für mehrere ausgewählte Berichte gemeinsam. Gibt es nichts zu markieren, erscheint „Keine offenen Anträge zu markieren.“
Ein Tooltip an der Spalte Verwendet erklärt, warum ein Bericht nicht markiert werden kann, etwa „Keine genehmigten Anträge in diesem Bericht.“, „Der Genehmigungslauf erfasst keinen verwendeten Betrag.“ oder „Kein angepasster Betrag erfasst.“
In der Detailansicht eines Berichts siehst du dieselben Angaben, gegebenenfalls Hinweise zur SEPA-Datei, die SEPA-Dateien zum Herunterladen sowie die Enthaltenen Anträge unter anderem mit Fall-Nr., Genehmigungslauf, Status, Genehmigter Betrag und Verwendeter Betrag.

Häufige Fragen

Warum sehe ich die Schaltfläche „Genehmigungsläufe verwalten“ nicht?

Die Schaltfläche ist nur für Organisations-Admins sichtbar, und die Genehmigungsfunktion muss für deine Organisation aktiv sein.

Was passiert, wenn ich auf eine Vorlage klicke?

Der Genehmigungslauf wird sofort ohne weitere Bestätigung als Entwurf angelegt. Eine Meldung nennt dir unter „Bitte noch konfigurieren:“ die offenen Angaben, und das Bearbeitungsformular öffnet sich direkt.

Kann ich ein Antragsformular für mehrere Genehmigungsläufe verwenden?

Nein. Ein Antragsformular kann nur einem Genehmigungslauf zugeordnet sein.

Wo lege ich die Grußformel für Mails an Antragsteller fest?

In den Einstellungen für Genehmigungen im Abschnitt E-Mails an Antragsteller im Feld Grußformel der Organisation. Lässt du es leer, wird „Viele Grüße“ mit dem Organisationsnamen verwendet.