Workflow-Modellierung

#Workflow anlegen

1. Öffne in der Navigation den Bereich Workflows.#
2. Klicke oben auf der Seite auf die Schaltfläche zum Anlegen eines neuen Workflows.#
3. Gib einen Namen und eine Beschreibung ein.#
4. Bestätige das Anlegen.#

   Danach öffnet sich direkt der Editor des neuen Workflows.

#Workflow bearbeiten

1. Öffne Workflows und klicke in der Zeile des Workflows auf Bearbeiten (Stift-Symbol).#

   Der grafische Editor öffnet sich.

2. Füge im Diagramm Schritte, Verzweigungen und Verbindungen hinzu oder entferne sie.#

   Eine neu eingefügte Aufgabe wird automatisch zu einer Benutzeraufgabe. Änderungen am Diagramm werden automatisch gespeichert.

3. Doppelklicke auf eine Aufgabe, um sie zu konfigurieren.#

   Rechts öffnet sich ein Seitenbereich. Ist noch kein Typ festgelegt, wählst du unter Aktivitätstyp wählen den passenden Typ aus. Danach erscheinen die Einstellungen dieses Typs.

4. Fülle die Einstellungen aus und klicke auf Speichern.#

   Die Beschriftung des Schritts im Diagramm wird aus der Konfiguration übernommen.

5. Doppelklicke auf eine Verbindung (Pfeil), um unter Bedingungen festzulegen, wann dieser Weg genommen wird.#

   Pro Zeile wählst du eine Variable des Workflows und einen Vergleichsoperator und gibst den Vergleichswert an. Variable und Operator sind Pflichtangaben. Welche Operatoren zur Auswahl stehen, hängt von der gewählten Variable ab.

6. Legst du mehrere Bedingungen an, wählst du unter Verknüpfung, ob alle oder nur mindestens eine davon erfüllt sein müssen. Klicke dann auf Speichern.#

   Standardmäßig müssen alle Bedingungen erfüllt sein.

#Workflow exportieren

1. Öffne den Workflow über Bearbeiten im Editor.#
2. Öffne oben im Editor das Menü mit den weiteren Aktionen.#
3. Klicke auf Workflow exportieren, um den Workflow als JSON-Datei herunterzuladen.#

   Die Datei trägt den Namen des Workflows.

4. Klicke auf Download BPMN Model, um das BPMN-Modell als .bpmn-Datei herunterzuladen.#

   Auch diese Datei trägt den Namen des Workflows.

#Workflow auf Gültigkeit prüfen

1. Öffne den Workflow über Bearbeiten im Editor.#

   Beim Öffnen wird der Workflow automatisch geprüft. Eine eigene Schaltfläche zum Starten der Prüfung brauchst du nicht.

2. Findet die Prüfung Probleme, öffnet sich das Fenster Workflow Gültigkeitsprüfung.#

   Dort steht „Die Gültigkeitsprüfung wurde durchgeführt und ungültige Bedingungen wurden automatisch entfernt.“ Unter „Folgende Aktionen wurden durchgeführt:“ siehst du die Hinweise und die automatisch behobenen Probleme.

3. Lies die Hinweise und kehre mit Schließen zum Editor zurück.#
4. Behebe die gemeldeten Punkte im Editor.#

   Hinweise betreffen zum Beispiel Aufgaben ohne Konfiguration, Variablen, die nicht mehr im Formular verwendet werden, nicht mehr vorhandene Variablen, Segmente, benutzerdefinierte Felder oder Beziehungstypen, Fristen ohne Empfänger oder fehlende Ergebnisvariablen einer Genehmigung.

#Workflow testen

1. Öffne den Workflow über Bearbeiten im Editor.#
2. Klicke oben auf Testen.#

   Der Testbereich öffnet sich als Seitenbereich.

3. Probiere den Workflow im Testbereich aus, bevor du ihn produktiv nutzt.#
4. Schließe den Seitenbereich, wenn du fertig bist.#

#Variablen verwalten

1. Öffne den Workflow über Bearbeiten im Editor.#
2. Klicke oben auf Variablen.#

   Ein Seitenbereich mit den Variablen des Workflows öffnet sich.

3. Sieh dir die Variablen an und pflege sie.#
4. Schließe den Bereich mit Schließen.#

#Schritttyp ändern

1. Doppelklicke im Editor auf die Aufgabe, deren Typ du ändern möchtest.#
2. Klicke im Seitenbereich auf Aktivitätstyp zurücksetzen.#

   Der bisherige Typ wird entfernt und die Beschriftung im Diagramm geleert.

3. Wähle unter Aktivitätstyp wählen den neuen Typ aus.#
4. Fülle die Einstellungen des neuen Typs aus und klicke auf Speichern.#

#Übersicht „Workflows“

Du öffnest die Übersicht in der Navigation über Workflows. Die Liste zeigt alle Workflows in der Spalte Name. In jeder Zeile stehen dir diese Schaltflächen zur Verfügung:

• Prozesse (Listen-Symbol): öffnet die Prozesse dieses Workflows. Die Zahl daneben zeigt, wie viele Prozesse gerade laufen.
• Bearbeiten (Stift-Symbol): öffnet den grafischen Editor.
• Auslöser (Blitz-Symbol): legt fest, welche Ereignisse den Workflow automatisch starten.
• Die Schaltfläche zum Löschen: löscht den Workflow nach einer Rückfrage.

Du kannst auch mehrere Workflows markieren und sie über die Sammelaktionen gemeinsam löschen.

#Auslöser

Im Fenster Auslöser legst du fest, welche Ereignisse diesen Workflow automatisch starten. Du öffnest es in der Übersicht Workflows über das Blitz-Symbol in der Zeile des Workflows.

1. Klicke auf Auslöser hinzufügen.#
2. Wähle unter Ereignis aus, was den Workflow starten soll.#

   Das Feld ist ein Pflichtfeld. Nach der Auswahl erscheinen die zu diesem Ereignis passenden Bedingungen, die du bei Bedarf ausfüllst.

3. Lass den Schalter Aktiv eingeschaltet, damit der Auslöser wirkt.#

   Neue Auslöser sind standardmäßig aktiv. Schaltest du ihn aus, bleibt er gespeichert, startet den Workflow aber nicht.

4. Speichere deine Angaben.#

#Prozesse

Jeder gestartete Durchlauf eines Workflows ist ein Prozess. Die Liste Prozesse öffnest du in der Übersicht Workflows über das Listen-Symbol oder im Editor oben über Prozesse. Die Zahl an der Schaltfläche zeigt die laufenden Prozesse.

• Reiter: Alle, Laufend (mit Anzahl der laufenden Prozesse) und Abgeschlossen.
• Spalten: Status, Aktuelle Aktivität (die offenen Schritte), Kontakt, Auslöser, Gestartet und Abgeschlossen.
• Nach Kontakt, Gestartet und Abgeschlossen kannst du sortieren. Standardmäßig stehen die zuletzt gestarteten Prozesse oben.
• Filter: Kontakt mit Suche.
• Über Anschauen (Augen-Symbol) öffnest du einen einzelnen Prozess.

#Einzelner Prozess

Die Ansicht eines Prozesses öffnest du in der Liste Prozesse über Anschauen. Der Titel besteht aus dem Namen des Workflows und der Nummer des Prozesses. Die Seite zeigt das Diagramm mit dem bisherigen Weg des Prozesses und den Schritten, an denen er gerade steht, sowie seine Aufgaben, Hinweise und die Variablen mit ihren Werten. Wurde eine Variable inzwischen gelöscht, erscheint sie als „Gelöschte Variable #…“. Über Workflow öffnen wechselst du in den Editor des Workflows.

#Häufige Fragen